Pennylane & 4 Alternativen: Die 5 besten Buchhaltungssoftwares für Unternehmen

Die Buchhaltung entscheidet darüber, ob du dein Unternehmen im Rückspiegel oder in Echtzeit steuerst. Als digitale Steuerberatung sehen wir täglich, welche Buchhaltungssoftware im Alltag wirklich hilft und wo Gründer sich unnötig selbst ausbremsen. Unser Ziel ist klar: kein Excel-Chaos, keine Doppelbuchhaltung, keine Schattenprozesse. Nutzerbewertungen und Erfahrungsberichte spielen dabei eine wichtige Rolle, um die passende Buchhaltungssoftware hinsichtlich Qualität, Zuverlässigkeit und Nutzerzufriedenheit auszuwählen.

In diesem Artikel stellen wir dir fünf Buchhaltungssysteme vor, die wir aus der Praxis kennen. Im Fokus steht Pennylane Buchhaltung bzw. Pennylane Bookkeeping, denn hier sind wir offizieller Partner in Deutschland und arbeiten direkt im System unserer Mandanten. Pennylane bietet dabei einen umfassenden Überblick über die Finanzen deines Unternehmens.

Abschließend betrachten wir Pennylane im direkten Vergleich zur Konkurrenz, um die Stärken und Besonderheiten im Wettbewerbsumfeld herauszustellen.

Wie findest du die passende Buchhaltungssoftware?

Ein paar Leitfragen aus unserer Beratungspraxis:

• Wie viele Belege und Transaktionen hast du pro Monat?
• Reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder bist du bilanzierungspflichtig (z.B. GmbH, UG)?
• Brauchst du integriertes Banking und Karten oder reicht eine Verbindung zu deinem bestehenden Konto?
• Willst du eher „Plug & Play“ wie lexoffice oder sevDesk oder eine tief integrierte Finanzplattform wie Pennylane Buchhaltung?

Gerade die Features und Integrationen der Buchhaltungssoftware sind entscheidend: Achte darauf, welche speziellen Funktionen (Features) wie Automatisierungen, Benachrichtigungen oder Zugriffsrechte geboten werden und wie umfangreich die Integrationen mit anderen Tools und Plattformen sind.

Wenn du Pennylane nutzen willst oder bereits nutzt, können wir als digitaler Steuerberater direkt in deiner Pennylane Bookkeeping-Umgebung arbeiten. Das spart dir doppelte Arbeit und gibt dir einen echten CFO-Blick auf deine Zahlen, nicht nur einmal im Jahr. Pennylane bietet wettbewerbsfähige Preise mit skalierbaren Plänen für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Sicherheit und Datenschutz: So schützen moderne Buchhaltungssoftwares deine Finanzdaten

Moderne Tools wie Pennylane setzen auf höchste Sicherheitsstandards, um dir eine sorgenfreie Verwaltung deiner Finanzen, Buchhaltung und Geschäftskonten zu ermöglichen. Alle Buchhaltungsdaten werden verschlüsselt übertragen und auf DSGVO-konformen Cloud-Servern in Europa gespeichert, mit klaren Zugriffsbeschränkungen für Geschäftsführer, Buchhalter und Steuerberater. Regelmäßige Sicherheitsupdates sowie die direkte Einbindung von Bankkonten und Zahlungsdienstleistern sorgen für eine automatisierte, sichere Datenübertragung ohne unsichere Umwege. Automatisierung minimiert manuelle Eingaben, reduziert Fehler und erschwert Manipulationen, während jede Transaktion lückenlos dokumentiert wird.

Bei der Wahl deiner Buchhaltungssoftware sind neben Funktionen und Benutzerfreundlichkeit vor allem Sicherheitsarchitektur und Datenschutz entscheidend. Eine gründliche Bewertung, idealerweise mit einem erfahrenen Steuerberater, hilft dir, deine Finanzverwaltung effizient und sicher aufzusetzen. Mit Pennylane erhältst du eine flexible, skalierbare SaaS-Lösung, die eng mit Steuerberatern zusammenarbeitet, Echtzeitdaten liefert und alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllt. So bleibt deine Unternehmenssicherheit auch im digitalen Zeitalter gewährleistet, während du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

1. Pennylane – der All-in-one Finanzhub für moderne Unternehmen

Pennylane positioniert sich als Plattform, die Finanzen, Buchhaltung und Geschäftskonto an einem Ort zusammenführt. Durch die Integration mit anderen Plattformen ermöglicht Pennylane eine nahtlose Datenübertragung und steigert so die betriebliche Effizienz. Ursprünglich in Frankreich gestartet und dort bereits von über 600.000 Nutzer:innen erprobt, bringt Pennylane dieses Know-how nun Schritt für Schritt nach Deutschland. Dazu gehören Fakturierung, Einkaufsverwaltung, Echtzeit-Liquidität, komplette Buchhaltung sowie ein integriertes Geschäftskonto mit Karte. Pennylane unterstützt Unternehmen dabei, ihre Bücher effizient und genau zu verwalten, indem verschiedene Buchhaltungsfunktionen und Automatisierungsoptionen bereitgestellt werden. Darüber hinaus positioniert sich Pennylane als Wachstumspartner für Unternehmen, die die digitale Transformation meistern möchten.

Kernfunktionen von Pennylane

• Rechnungen schreiben, Zahlungen und Ausgaben zentral steuern
• Einkaufsverwaltung mit Freigabeprozessen für Rechnungen sowie effizienter Verwaltung und Automatisierung von Einkäufen, inklusive Integration in die Buchhaltung
• Echtzeit-Übersicht über Cashflow, offene Posten und Kontostände
• Vollständige Buchhaltung in einem System statt mehreren Insellösungen
• Geschäftskonto und Firmenkarte direkt in der Plattform

Usability & Automatisierung

Pennylane denkt aus Sicht von Unternehmern und Finanzteams. Die Oberfläche bündelt alle Finanzströme in einem Dashboard. Für uns als Steuerberater ist spannend, dass wir direkt in deiner Pennylane Buchhaltung arbeiten können, ohne doppelte Erfassung. Pennylane ist eine Buchhaltungssoftware, die sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen richtet.

Funktionen wie 'b' tragen maßgeblich zur Optimierung und Automatisierung der Buchhaltungsprozesse in Pennylane bei, indem sie die Integration und Automatisierung finanzieller Abläufe ermöglichen und so Effizienz und Genauigkeit steigern.

Das passt perfekt zu unserem Ansatz, Buchhaltungs- und Steuerprozesse mit KI und Automatisierung schlank zu halten: weniger Klicks, weniger Fehler, mehr Echtzeit-Daten für Entscheidungen. Die Digitalisierungspflicht erhöht den Druck auf Unternehmen, ihre Prozesse zu modernisieren und auf digitale Lösungen zu setzen.

Geeignet für

• Startups und Scale-ups, die Investoren und Banken regelmäßig Reportings liefern
• Digitale GmbHs und UGs mit vielen Transaktionen, Subscriptions oder Online-Umsätzen
• Unternehmer, die Banking, Buchhaltung und Reporting in einer Finanzplattform bündeln wollen

Steuerberater-Tipp zu Pennylane

Wenn du Pennylane mit einer digitalen Steuerberatung kombinierst, hast du einen nahezu Echtzeit-Steuerblick: Wir sehen deine Zahlen tagesaktuell, können frühzeitig optimieren und vermeiden, dass du erst ein Jahr später erfährst, was steuerlich möglich gewesen wäre. Die Digitalisierungspflicht für Rechnungsstellungen ab 2025 erhöht den Druck auf Unternehmen, ihre Prozesse zu modernisieren.

Bonus: Da wir offizieller Partner von Pennylane in Deutschland sind, unterstützen wir dich auf Wunsch direkt bei der Einrichtung und beim Übergang aus deinem alten System.

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2. lexoffice – Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen

lexoffice ist die Cloudlösung von Lexware und richtet sich besonders an Selbstständige, Unternehmer und Freelancer, die „einfach online loslegen“ wollen. Schwerpunkt: schnell Rechnungen schreiben, Belege sortieren und Bankbewegungen automatisiert zuordnen.

Kernfunktionen von lexoffice

• Angebote und Rechnungen schreiben
• Belegverwaltung und Online-Banking
• Automatisierte Buchhaltung mit EÜR und Auswertungen
• Schnittstelle zum Steuerberater (z.B. DATEV-Export)

Usability & Automatisierung

lexoffice ist sehr einsteigerfreundlich und eignet sich gut für Ein-Personen-Unternehmen und kleine Teams. Viele Standardprozesse laufen automatisch im Hintergrund, etwa das Verbuchen von Bankumsätzen auf Basis von Regeln.

Geeignet für

• Freelancer und Dienstleister
• Kleinst-GmbHs und GbRs mit überschaubarer Belegmenge
• Gründer, die schnell mit einer Cloud-Buchhaltung starten wollen

Steuerberater-Tipp zu lexoffice

Wenn du mit lexoffice arbeitest, sollten wir gemeinsam auf klare Belegprozesse, Bankfeeds und Kategorien achten. Dann können wir deine Daten sauber in unsere Steuer-Workflows übernehmen und vermeiden manuelles Nacharbeiten.

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3. sevDesk – digitale Buchhaltung mit Fokus auf E-Rechnungen

sevDesk positioniert sich als Buchhaltungssoftware für „smarte Gründer und Selbstständige“. Ziel ist, Buchhaltung einfach und rechtskonform zu führen, professionelle Rechnungen zu schreiben und die wichtigsten Steuerpflichten zu erfüllen.

Kernfunktionen von sevDesk

• Rechnungsstellung und Kundenverwaltung
• E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) erstellen und empfangen
• Laufende Buchhaltung inklusive einfacher und doppelter Buchführung
• Steuerfunktionen und Auswertungen

Usability & Automatisierung

sevDesk arbeitet stark mit Automatisierung bei Rechnungen und Belegen, inklusive automatischer Datenerkennung. Besonders für Branchen wie Webdesign, Handel, Gastronomie oder E-Commerce bietet sevDesk passende Anwendungsfälle und Vorlagen.

Geeignet für

• Gründer, die viel mit Rechnungen und Services arbeiten
• E-Commerce und Dienstleistungsunternehmen
• Freelancer, die Wert auf mobile Nutzung legen

Steuerberater-Tipp zu sevDesk

Wenn du schon weißt, dass dich in den nächsten Jahren die E-Rechnungspflicht betrifft, hilft dir sevDesk, früh sauber zu starten. Wichtig bleibt trotzdem, Umsatzsteuerlogik und Belegstrukturen einmal gemeinsam aufzusetzen, damit am Jahresende keine Überraschungen warten.

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4. BuchhaltungsButler – maximale Automatisierung und Controlling im Blick

BuchhaltungsButler bewirbt sich selbst als besonders schnelles Buchhaltungsprogramm durch smarte Workflows, Regeln, automatisierte Vorkontierungen und Sammelaktionen. Ziel ist, möglichst viele Standardbuchungen von der Software erledigen zu lassen.

Kernfunktionen von BuchhaltungsButler

• Automatisierte Vorkontierung und Belegmatching
• Plausibilitätsprüfungen und Hinweise bei Unstimmigkeiten
• Controlling-Dashboard mit Kennzahlen zu Profitabilität, Stabilität und Liquidität
• Branchenlösungen für verschiedene Geschäftsmodelle

Usability & Automatisierung

Die Lernkurve ist etwas höher als bei reinen Einsteiger-Tools, dafür kannst du bei korrekter Einrichtung viele Buchungen automatisiert durch Regeln und Sammelaktionen abwickeln. Das lohnt sich vor allem bei hohem Buchungsvolumen.

Geeignet für

• KMU mit wachsender Buchungszahl
• Agenturen, Berater und Unternehmen mit Controlling-Fokus
• Unternehmer, die tiefer in Kennzahlen einsteigen wollen

Steuerberater-Tipp zu BuchhaltungsButler

Wenn du bereit bist, ein bisschen Zeit in saubere Workflows zu investieren, bringt dir BuchhaltungsButler langfristig echte Zeitersparnis und bessere BWA-Auswertungen. Für uns als Steuerberatung wird es einfacher, Potenziale in deiner Struktur zu erkennen.

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5. Lexware buchhaltung / financial office – der Klassiker für KMU

Lexware bietet neben der Cloudlösung lexoffice auch klassische Produkte wie „Lexware buchhaltung“ und „Lexware financial office“. Diese kombinieren Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft sowie Lohn und Gehalt in einer Software.

Kernfunktionen von Lexware buchhaltung / financial office

• Vollständige Buchführung mit EÜR und Bilanz
• Jahresabschlussarbeiten und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Mahnwesen und Verwaltung offener Posten
• Kombination mit Warenwirtschaft und Lohnabrechnung

Usability & Automatisierung

Lexware ist sehr funktionsreich und besonders dort stark, wo Buchhaltung eng mit Warenwirtschaft und Lohn verknüpft ist. Die Oberfläche wirkt eher klassisch, dafür kannst du viele Unternehmensbereiche zentral abbilden.

Geeignet für

• Etablierte KMU mit komplexen Prozessen
• Handels-, Handwerks- und Produktionsbetriebe
• Unternehmen, die eine integrierte Office-Umgebung bevorzugen

Steuerberater-Tipp zu Lexware

Wenn du bereits tief im Lexware-Ökosystem bist, lohnt es sich, Prozesse eher zu verschlanken statt alles zu wechseln. Wir achten dann gemeinsam auf saubere Kontenlogik, BWA-Strukturen und die Schnittstelle zur Steuer.

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Vergleich der Buchhaltungssoftware im Überblick