[How-To] Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen

Du bist Unternehmer und hast schon mal von der Pflicht gehört, deinen Jahresabschluss im Bundesanzeiger zu veröffentlichen? Dann bist du hier richtig. Diese Offenlegungspflicht sorgt für Transparenz und gibt Geschäftspartnern, Investoren und Behörden die Möglichkeit, wichtige Infos über deine finanzielle Lage einzusehen.

Der Bundesanzeiger ist das amtliche Verkündungsorgan der Bundesrepublik Deutschland.

Aber Achtung: Wer Fristen oder Vorgaben zur Hinterlegung der Jahresabschlussunterlagen verpasst, riskiert saftige Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Der Bundesanzeiger Verlag und die Bundesanzeiger Verlag GmbH fungieren als Betreiber und Dienstleister der Publikationsplattform und sind für die technische sowie inhaltliche Betreuung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich. Keine Sorge, in diesem Artikel zeigen wir dir step by step, wie du deinen Jahresabschluss korrekt und rechtzeitig im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichst.

1. Check mal: Muss dein Unternehmen überhaupt veröffentlichen?

Nicht jedes Unternehmen muss seine Rechnungslegungsunterlagen im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die Offenlegungspflicht betrifft vor allem Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, Aktiengesellschaften (AG) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) sowie bestimmte Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG, sofern keine natürliche Person persönlich haftet.

Eine Offenlegungspflicht besteht, wenn das Unternehmen in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei von drei Kriterien erfüllt. Die Offenlegung erfolgt gemäß gesetzlichen Vorgaben, insbesondere § 11 URV und relevanten EU-Verordnungen, und setzt die Eintragung im Handelsregister sowie die Offenlegung beim Unternehmensregister und Bundesanzeiger voraus.

Der Umfang der Offenlegung richtet sich nach der Größenklasse des Unternehmens, definiert im § 267 HGB anhand von Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Mitarbeiterzahl. Mindestens zwei dieser Kriterien müssen erfüllt sein, um der jeweiligen Größenklasse zugeordnet zu werden. Die Pflicht gilt unabhängig von der tatsächlichen Geschäftstätigkeit im betreffenden Jahr.

Folgende Dokumente sind im Bundesanzeiger einzureichen: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht. Die Offenlegungspflichten variieren je nach Unternehmensgröße und gelten für die jeweiligen Geschäftsjahre. Zudem sind handels- und gesellschaftsrechtliche Anforderungen zu beachten. Gesetzliche Änderungen wie das DiRUG haben technische und rechtliche Vorgaben angepasst, neue Übermittlungsformate eingeführt und Identifikationspflichten verschärft.

Freiberufler und Einzelunternehmen haben Glück – sie sind in der Regel von der Offenlegungspflicht befreit. Die Befreiung gilt auch für Kleinstunternehmen, die nur eine stark reduzierte Form der Offenlegung machen müssen. Rechnungslegungsunterlagen von Kleinstunternehmen sind erst mit einem Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2021 direkt an das Unternehmensregister zu übermitteln. Die aktuellen Regelungen zur elektronischen Übermittlung an das Unternehmensregister gelten für Geschäftsjahre beginnend ab dem 1. Januar 2022. Der Bundesanzeiger wird vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz herausgegeben.

2. Fristen im Blick behalten – das ist wichtiger als du denkst

Die Einhaltung der gesetzlichen Fristen ist das A und O, um Ärger zu vermeiden. Grundsätzlich musst du deine Jahresabschlüsse spätestens 12 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres veröffentlichen. Für große Gesellschaften, insbesondere Aktiengesellschaften, wird’s enger: Hier ist die Offenlegung innerhalb von 4 Monaten nach dem Geschäftsjahresbeginn Pflicht. Die Einhaltung der Frist ist entscheidend, da nur so die gesetzlichen Offenlegungspflichten ordnungsgemäß erfüllt werden.

Mit dem Inkrafttreten neuer gesetzlicher Regelungen, wie etwa durch das DiRUG, ergeben sich Änderungen bei den Offenlegungsfristen und den Anforderungen an die elektronische Übermittlung und Identifikation. Das DiRUG setzt die Digitalisierungsrichtlinie (EU) 2019/1151 um und führt insbesondere das Übermittlungsformat XML ein, wodurch die Umsetzung der neuen Vorgaben die Offenlegungsfristen und die Art der Datenübermittlung maßgeblich beeinflusst. Das DiRUG tritt am 01.08.2022 bundesweit in Kraft.

Diese gesetzlichen Fristen sind verbindlich und werden vom Bundesamt für Justiz überwacht. Bei verspäteter oder fehlender Veröffentlichung drohen Bußgelder, die in der Praxis bis zu 25.000 Euro betragen können – das will wirklich keiner. Wird die Frist nicht eingehalten, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein, um die Durchsetzung der Offenlegungspflichten sicherzustellen.

3. Jahresabschluss vorbereiten – so geht's richtig

Bevor du deine Unterlagen im Bundesanzeiger hochlädst, müssen die entsprechenden Dokumente vollständig und korrekt erstellt sein. Zu den Voraussetzungen für die Erstellung und Einreichung der Unterlagen zählen die Einhaltung der gesetzlichen Offenlegungspflichten sowie die Erfüllung aller relevanten Bedingungen, die für die Hinterlegung beim Bundesanzeiger erforderlich sind. Achte dabei besonders darauf, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und die Unterlagen den aktuellen EU-Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf das europäische Rechnungslegungsrecht, entsprechen. Je nach Größenklasse umfasst dein Jahresabschluss folgende Bestandteile:

• Bilanz: Übersicht über Vermögen und Schulden zum Geschäftsjahresende.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Darstellung der Erträge und Aufwendungen.
• Anhang: Ergänzende Erläuterungen zu Bilanz und GuV, Pflichtbestandteil ab Kleinstunternehmen.
• Lagebericht: Analyse der wirtschaftlichen Lage und zukünftigen Entwicklung, erforderlich ab mittelgroßen Gesellschaften.

Die Erstellung der Unterlagen erfolgt nach den Vorgaben des HGB und muss den gesetzlichen Anforderungen sowie den einschlägigen EU-Richtlinien entsprechen. Im Rahmen der Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben, wie etwa der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), ist zudem auf die rechtssichere und digitale Übermittlung der Unterlagen zu achten. Für Kapitalgesellschaften ist die korrekte und vollständige Dokumentation der Angaben besonders wichtig, da diese die Grundlage für die Veröffentlichung bilden.

Steuerberater wie b’steuern kann dich dabei begleiten, von der Vorbereitung des Jahresabschlusses bis zur finalen Übermittlung, und so einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.

4. Upload im elektronischen Bundesanzeiger – einfacher als gedacht

Die Veröffentlichung erfolgt über die offizielle Publikationsplattform des Bundesanzeigers unter bundesanzeiger.de. Nach der Registrierung kannst du im Menü neue Aufträge für die Übermittlung, Ergänzung oder Berichtigung deiner Jahresabschlussunterlagen anlegen und verwalten. Die Nutzung von eBilanz Online erleichtert die Einreichung von Jahresabschlüssen und Unternehmensberichten im XML-Format gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Wichtig: Für die Übermittlung ist eine einmalige elektronische Identitätsprüfung Pflicht – das gilt für alle, die Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte übermitteln.

Beachte, dass während Wartungsarbeiten die Übermittlung vorübergehend eingeschränkt sein kann. Über die Startseite der Plattform hast du Zugriff auf alle Funktionen.

Die Einreichung erfolgt im PDF- oder XBRL-Format, je nach Zulässigkeit für dein Unternehmen. Achte darauf, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und fehlerfrei sind.

Nach dem Upload prüft das System deine Angaben, du bestätigst die Einreichung, und die Unterlagen werden im Unternehmensregister veröffentlicht – so sind die hinterlegten Jahresabschlussunterlagen öffentlich einsehbar.

5. Veröffentlichung kontrollieren – safety first

Nach der erfolgreichen Einreichung solltest du unbedingt die Veröffentlichung im Bundesanzeiger checken. Die Dokumente sollten korrekt dargestellt werden und alle notwendigen Angaben enthalten. Im Bereich Unternehmensberichte kannst du die hinterlegten Daten einsehen und bei Bedarf einen Bericht herunterladen. Zusätzlich stehen dort auch Listen mit veröffentlichten Daten sowie bekannten Betrugsfällen zur Beauskunftung bereit. Im amtlichen Teil des Bundesanzeigers findest du offizielle Mitteilungen und Bekanntmachungen.

Sollten Fehler auftreten oder Dokumente fehlen, kannst du eine Korrektur einreichen. Das Bundesanzeiger-Portal bietet zudem eine Online-Hilfe, in der hilfreiche Hinweise zu häufigen Fragen und deren Antworten zu finden sind, sowie eine Servicenummer, die von Mo-Fr erreichbar ist, um bei Fragen oder Problemen zu unterstützen. Für die Klärung spezifischer Fragen zur Offenlegung steht dir außerdem der Bilanz-Navigator als Tool zur Verfügung.

Im Bundesanzeiger erscheinen zahlreiche Veröffentlichungen, insbesondere im Zusammenhang mit Registereintragungen und Unternehmensdaten. Amtliche Bescheide im Zusammenhang mit der Offenlegung werden ebenfalls über das Portal versendet.

Hinweis: Es ist wichtig, auf die Korrektheit der Information zu achten, da die Rechtslage rund um Offenlegung und Registereintragungen klare Vorgaben macht. Vorsicht vor unseriösen Anbietern, die gefälschte Bescheide oder betrügerische Dienstleistungen im Zusammenhang mit Registereintragungen und Veröffentlichungen anbieten.

Im Zusammenhang mit der Offenlegungspflicht werden verschiedene Dienstleistungen angeboten – prüfe immer, ob es sich um offizielle Angebote handelt. Die aktuelle Rechtslage verlangt, dass alle relevanten Informationen und Bescheide korrekt und fristgerecht veröffentlicht werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Fazit

Die Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger ist für viele Unternehmen eine gesetzliche Pflicht, die Transparenz und Vertrauen schafft. Wichtig ist, dass du die richtigen Unterlagen gemäß deiner Größenklasse vorbereitest, die Fristen einhältst und die Dokumente korrekt über die offizielle Plattform hochlädst. Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, direkt an das Unternehmensregister übermitteln. Mit der richtigen Vorbereitung und gegebenenfalls professioneller Unterstützung wie b'steuern lässt sich die Offenlegung easy und ohne Stress erledigen.

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