[How-To] Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen

Du bist Unternehmer und hast schon mal von der Pflicht gehört, deinen Jahresabschluss im Bundesanzeiger zu veröffentlichen? Dann bist du hier richtig. Diese Offenlegungspflicht sorgt für Transparenz und gibt Geschäftspartnern, Investoren und Behörden die Möglichkeit, wichtige Infos über deine finanzielle Lage einzusehen.

Aber Achtung: Wer Fristen oder Vorgaben zur Hinterlegung der Jahresabschlussunterlagen verpasst, riskiert saftige Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Keine Sorge, in diesem Artikel zeigen wir dir step by step, wie du deinen Jahresabschluss korrekt und rechtzeitig im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichst.

1. Check mal: Muss dein Unternehmen überhaupt veröffentlichen?

Nicht jedes Unternehmen muss seine Rechnungslegungsunterlagen im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die Offenlegungspflicht gilt hauptsächlich für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, Aktiengesellschaft (AG) und Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA). Auch bestimmte Personengesellschaften, zum Beispiel die GmbH & Co. KG, sind betroffen – aber nur dann, wenn keine natürliche Person persönlich haftet. Die Offenlegung erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere gemäß § 11 URV und relevanten EU-Verordnungen. Für die Offenlegung und Hinterlegung der Unterlagen sind das Unternehmensregister und der Bundesanzeiger als zuständige Stellen vorgesehen.

Der Umfang der Offenlegung hängt von deiner Größenklasse ab, die im § 267 des Handelsgesetzbuchs (HGB) definiert ist. Dabei werden drei Kriterien gecheckt: Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Anzahl der Mitarbeiter. Mindestens zwei dieser Kriterien müssen zutreffen, damit du einer bestimmten Größenklasse zugeordnet wirst. Hier die Kategorien und was du jeweils offenlegen musst. Die Offenlegungspflichten gelten jeweils für die betreffenden Geschäftsjahre, abhängig von der Unternehmensgröße:

Freiberufler und Einzelunternehmen haben Glück – sie sind in der Regel von der Offenlegungspflicht befreit. Die Befreiung gilt auch für Kleinstunternehmen, die nur eine stark reduzierte Form der Offenlegung machen müssen. Rechnungslegungsunterlagen von Kleinstunternehmen sind erst mit einem Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2021 direkt an das Unternehmensregister zu übermitteln. Die aktuellen Regelungen zur elektronischen Übermittlung an das Unternehmensregister gelten für Geschäftsjahre beginnend ab dem 1. Januar 2022.

2. Fristen im Blick behalten – das ist wichtiger als du denkst

Die Einhaltung der Fristen ist das A und O, um Ärger zu vermeiden. Grundsätzlich musst du deine Jahresabschlüsse spätestens 12 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres veröffentlichen. Für große Gesellschaften, insbesondere Aktiengesellschaften, wird’s enger: Hier ist die Offenlegung innerhalb von 4 Monaten nach dem Geschäftsjahresbeginn Pflicht.

Mit dem Inkrafttreten neuer gesetzlicher Regelungen, wie etwa durch das DiRUG, ergeben sich Änderungen bei den Offenlegungsfristen und den Anforderungen an die elektronische Übermittlung und Identifikation.

Diese Fristen sind verbindlich und werden vom Bundesamt für Justiz überwacht. Bei verspäteter oder fehlender Veröffentlichung drohen Bußgelder, die in der Praxis bis zu 25.000 Euro betragen können – das will wirklich keiner.

3. Jahresabschluss vorbereiten – so geht's richtig

Bevor du deine Unterlagen im Bundesanzeiger hochlädst, müssen die entsprechenden Dokumente vollständig und korrekt erstellt sein. Achte dabei besonders darauf, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und die Unterlagen den aktuellen EU-Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf das europäische Rechnungslegungsrecht, entsprechen. Je nach Größenklasse umfasst dein Jahresabschluss folgende Bestandteile:

• Bilanz: Übersicht über Vermögen und Schulden zum Geschäftsjahresende.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Darstellung der Erträge und Aufwendungen.
• Anhang: Ergänzende Erläuterungen zu Bilanz und GuV, Pflichtbestandteil ab Kleinstunternehmen.
• Lagebericht: Analyse der wirtschaftlichen Lage und zukünftigen Entwicklung, erforderlich ab mittelgroßen Gesellschaften.

Die Erstellung der Unterlagen erfolgt nach den Vorgaben des HGB und muss den gesetzlichen Anforderungen sowie den einschlägigen EU-Richtlinien entsprechen. Für Kapitalgesellschaften ist die korrekte und vollständige Dokumentation der Angaben besonders wichtig, da diese die Grundlage für die Veröffentlichung bilden.

Steuerberater wie b’steuern kann dich dabei begleiten, von der Vorbereitung des Jahresabschlusses bis zur finalen Übermittlung, und so einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.

4. Upload im elektronischen Bundesanzeiger – einfacher als gedacht

Die Veröffentlichung läuft über die offizielle Publikationsplattform des Bundesanzeigers unter bundesanzeiger.de. Dort musst du einen Account anlegen und dich registrieren, um deine Jahresabschlussunterlagen hochladen zu können. Eine einmalige elektronische Identitätsprüfung ist für die Übermittlung von offenlegungspflichtigen Unterlagen erforderlich.

Bitte beachte, dass während geplanter Wartungsarbeiten die Auftragsübermittlung und die Einstellung von Unterlagen auf der Publikationsplattform eingeschränkt oder vorübergehend nicht möglich sein kann. Über die Startseite der Publikationsplattform erhältst du Zugang zu allen relevanten Funktionen.

Die Einreichung funktioniert entweder im PDF-Format oder im XBRL-Format – je nachdem, welche Formate für dein Unternehmen zulässig sind. Das maßgebliche Übermittlungsformat für Rechnungslegungsunterlagen ist das XML-Format oder das XHTML-Format für Jahresfinanzberichte und Rechnungslegungsunterlagen von bestimmten Unternehmen. Beim Upload solltest du darauf achten, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und fehlerfrei vorliegen.

Nach dem Upload prüft das System deine Angaben, und du bestätigst die Einreichung. Anschließend werden die Unterlagen im Bereich Unternehmensregister veröffentlicht und stehen dort der Öffentlichkeit zur Verfügung. Die hinterlegten Jahresabschlussunterlagen sind dann online abrufbar.

5. Veröffentlichung kontrollieren – safety first

Nach der erfolgreichen Einreichung solltest du unbedingt die Veröffentlichung im Bundesanzeiger checken. Die Dokumente sollten korrekt dargestellt werden und alle notwendigen Angaben enthalten. Im Bereich Unternehmensberichte kannst du die hinterlegten Daten einsehen und bei Bedarf einen Bericht herunterladen. Zusätzlich stehen dort auch Listen mit veröffentlichten Daten zur Beauskunftung bereit.

Sollten Fehler auftreten oder Dokumente fehlen, kannst du eine Korrektur einreichen. Das Bundesanzeiger-Portal bietet zudem eine Online-Hilfe, in der hilfreiche Hinweise zu häufigen Fragen zu finden sind, sowie eine Servicenummer, die von Mo-Fr erreichbar ist, um bei Fragen oder Problemen zu unterstützen. Für die Klärung spezifischer Fragen zur Offenlegung steht dir außerdem der Bilanz-Navigator als Tool zur Verfügung.

Im Bundesanzeiger erscheinen zahlreiche Veröffentlichungen, insbesondere im Zusammenhang mit Registereintragungen und Unternehmensdaten.

Hinweis: Es ist wichtig, auf die Korrektheit der Information zu achten, da die Rechtslage rund um Offenlegung und Registereintragungen klare Vorgaben macht. Vorsicht vor unseriösen Anbietern, die gefälschte Bescheide oder betrügerische Dienstleistungen im Zusammenhang mit Registereintragungen und Veröffentlichungen anbieten.

Im Zusammenhang mit der Offenlegungspflicht werden verschiedene Dienstleistungen angeboten – prüfe immer, ob es sich um offizielle Angebote handelt. Die aktuelle Rechtslage verlangt, dass alle relevanten Informationen und Bescheide korrekt und fristgerecht veröffentlicht werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Fazit

Die Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger ist für viele Unternehmen eine gesetzliche Pflicht, die Transparenz und Vertrauen schafft. Wichtig ist, dass du die richtigen Unterlagen gemäß deiner Größenklasse vorbereitest, die Fristen einhältst und die Dokumente korrekt über die offizielle Plattform hochlädst. Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, direkt an das Unternehmensregister übermitteln. Mit der richtigen Vorbereitung und gegebenenfalls professioneller Unterstützung wie b'steuern lässt sich die Offenlegung easy und ohne Stress erledigen.

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