E-Rechnung Pflicht 2027: Fristen, Kleinunternehmer und was GmbH & UG jetzt umstellen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 musst du Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen, mit wenigen dauerhaften Ausnahmen wie Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Dieser Leitfaden ist für Geschäftsführer einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), für Selbstständige mit Geschäftskunden und für Kleinunternehmer, die bis Ende 2026 wissen wollen, was sie konkret umstellen müssen. Alle Fristen und Grenzen sind gegen den Gesetzestext und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geprüft.

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Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht kommt in Stufen (§ 14 Abs. 2 UStG und § 27 Abs. 38 UStG). Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. 2025 und 2026 darfst du noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verschicken. Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 trifft nur Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.

Zählt das Rechnungsdatum oder das Leistungsdatum?

Beides. § 27 Abs. 38 UStG knüpft an den Zeitpunkt, zu dem die Leistung ausgeführt wurde, und zusätzlich an den Tag der Übermittlung. Eine Leistung aus 2026 fällt nur dann unter die Übergangsregel für 2025 und 2026, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Rechnest du eine Dezember-Leistung erst im Januar 2027 ab, greift Nummer 1 nach ihrem Wortlaut nicht mehr. Der sichere Weg: Dezember-Leistungen noch im Dezember abrechnen oder gleich als E-Rechnung.

Wie wird die 800.000-Euro-Grenze berechnet?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, für 2027 also dein Gesamtumsatz 2026. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach Zahlungseingang, nicht nach Rechnungsdatum. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa der Verkauf eines Firmenwagens, bleiben außen vor, bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen. Die Grenze gilt für den Unternehmer, der die Rechnung ausstellt: Jede GmbH und jede UG rechnet für sich.

Was ist eine E-Rechnung, und ist ein PDF noch erlaubt?

Eine E-Rechnung, also eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Im inländischen B2B-Geschäft ist sie nur noch während der Übergangsfristen erlaubt. Die Einführung der E-Rechnung regelt das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108).

So sieht eine E-Rechnung aus: Im Kern ist sie ein Datensatz, meist XML. Bei einer XRechnung ist das alles, was du bekommst. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz in einem PDF, das du wie gewohnt lesen kannst. Für die Umsatzsteuer zählt immer der strukturierte Teil: Dort müssen alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG stehen. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link auf ein externes Dokument genügt laut BMF nicht.

Eine Datei mit Formatfehlern gilt übrigens nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Wer ab der Pflicht eine fehlerhafte Datei verschickt, hat also faktisch eine Papier-Rechnung digital verschickt.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Die E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer betrifft nur den Empfang. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung verschicken, auf Papier oder als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Für das PDF brauchst du die Zustimmung deines Kunden, die auch stillschweigend erteilt werden kann. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen.

Was Kleinunternehmer wissen sollten:

• Empfang reicht per E-Mail: Eine E-Mail-Adresse genügt. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt das BMF nicht.
• Du bekommst trotzdem E-Rechnungen: Die Pflicht deiner Lieferanten gilt auch dann, wenn du als Empfänger Kleinunternehmer bist oder nur steuerfreie Umsätze hast, etwa als Vermieter einer Wohnung. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind dagegen nicht betroffen.
• Freiwillig senden geht ohne Zustimmung: Schickst du als Kleinunternehmer trotzdem eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen, brauchst du dafür keine Zustimmung.
• Die Grenzen im Blick behalten: Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Überschreitest du die 100.000 Euro, fällst du noch im selben Jahr aus der Steuerbefreiung. Für diese Umsätze gilt § 34a UStDV dann nicht mehr, und ab 2028 heißt das: E-Rechnung an Geschäftskunden.

Was müssen GmbH und UG bei der E-Rechnung beachten?

Für GmbH und UG (haftungsbeschränkt) gelten dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen, aber sie treffen dich direkter: Deine Kunden sind meist Unternehmen, die Vorsteuer läuft jeden Monat durch die USt-Voranmeldung, und dein Gesamtumsatz 2026 entscheidet, ob du schon ab dem 1. Januar 2027 ausstellen musst. Drei Dinge solltest du jetzt klären.

1. Gesamtumsatz 2026 hochrechnen. Liegt er nach vereinnahmten Entgelten über 800.000 Euro, gilt für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 die E-Rechnung Pflicht.
2. Gutschriften und Reverse Charge mitdenken. Die Pflicht gilt auch, wenn dein Kunde per Gutschrift abrechnet, und für Rechnungen nach § 13b UStG, wenn beide Seiten im Inland sitzen. Das betrifft zum Beispiel Provisionsabrechnungen.
3. Eingangsseite vor der USt-Voranmeldung prüfen. Wer prüft eingehende E-Rechnungen, bevor die Vorsteuer in die Voranmeldung geht? Bei b’steuern gilt: Vorsteuer wird nur gezogen, wenn die Voraussetzungen vorliegen, und eine Voranmeldung wird nicht auf unvollständiger Datenbasis erstellt.

Für die UG: Die UG ist keine GmbH light. Die Empfangspflicht hängt nicht am Umsatz, und auch wenn du von 800.000 Euro weit entfernt bist, musst du ab 2028 ausstellen. Der Satz „Dafür sind wir noch zu klein“ gilt hier nicht. Die Zeit bis Ende 2027 ist Vorlauf, kein Aufschub. Mehr dazu: Steuerberatung für UG.

Für die GmbH: Hier kommt die Pflicht oft schon 2027. Plane die Umstellung wie jede andere Frist in deiner Fristenkontrolle, mit einem festen Datum für die erste E-Rechnung und einem Testlauf davor. Mehr dazu: Steuerberatung für GmbH.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format muss eine E-Rechnung haben?

Beide Formate sind zulässig, solange sie der EN 16931 entsprechen. XRechnung ist reines XML und bei Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich der Standard. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und im B2B-Alltag oft praktischer. Wichtig: ZUGFeRD zählt erst ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Rechnungen an den Bund: Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch gestellt werden, grundsätzlich im Standard XRechnung und mit Leitweg-ID. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 E-Rechnungsverordnung).

EDI mit großen Kunden: Läuft deine Abrechnung über EDI, darfst du das Verfahren für 2027 mit Zustimmung des Kunden weiter nutzen. Danach muss das Format die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Erfüllt deine Buchhaltungssoftware die E-Rechnung Pflicht?

Das hängt nicht vom Logo ab, sondern von fünf Funktionen: E-Rechnungen im XML-Format empfangen und lesbar anzeigen, EN-16931-konforme Rechnungen erzeugen, Dateien validieren, den strukturierten Teil unverändert acht Jahre aufbewahren und die Daten sauber an Buchhaltung und Steuerberater übergeben. Prüfe dein Tool gegen diese Liste, bevor du der ersten Pflicht-Rechnung vertraust.

So gehen wir bei b’steuern vor: Bevor wir eine Buchhaltung übernehmen, prüfen wir die Schnittstellen, ausdrücklich auch die saubere Übergabe der Ausgangsrechnungen, und verfolgen den Datenfluss von der Rechnung über Zahlungsdienstleister und Bank bis zur Buchung. Die Toolwahl richtet sich nach diesem Datenfluss, nicht nach Gewohnheit. Das heißt auch: Deine Rechnungsschreibung kann im bisherigen Programm bleiben, wenn Belegerfassung und Buchung in einem System laufen, das E-Rechnungen sauber verarbeitet. Wir arbeiten in deinen Tools, und es gibt keinen DATEV-Zwang.

Welche Tools sich im Alltag bewähren, vergleichen wir in Buchhaltungssoftware im Vergleich. Konkrete Setups findest du für Lexware Office mit Steuerberater, für Pennylane und für die Kombination Qonto und Lexware Office.

Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fälle. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler ohne umsatzsteuerliche Pflichtangabe, etwa ein fehlendes Feld „BT-10 Buyer reference“, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein Inhaltsfehler bei einer Pflichtangabe macht die Rechnung nicht ordnungsgemäß und gefährdet den Vorsteuerabzug.

• Validierung hilft, ersetzt aber nicht den Blick drauf: Ein falscher Steuersatz fällt bei einer Validierung nicht unbedingt auf. Die Pflicht, eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, bleibt bei dir.
• Validierungsbericht aufbewahren: Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung darfst du dich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Den Bericht abzulegen, bietet sich laut BMF als Nachweis an.
• Sonstige Rechnung statt Pflicht-E-Rechnung: Bestand eine Pflicht zur E-Rechnung und du bekommst trotzdem nur ein PDF, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung kann das berichtigen.
• Kein Anspruch auf Papier: Kannst du keine E-Rechnung empfangen oder verweigerst du die Annahme, hast du keinen Anspruch darauf, dass dein Lieferant dir stattdessen eine sonstige Rechnung schickt.

Musst du bei einer E-Rechnung die XML oder das PDF aufbewahren?

Die XML. Bei einer E-Rechnung musst du zumindest den strukturierten Teil acht Jahre unverändert aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur zusätzlich, wenn es steuerlich relevante Zusatzinfos enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119, Fassung vom 14. Juli 2025).

• Acht Jahre: Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gelten seit 2025 acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse weiter zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.
• Ausgangsrechnungen: Erstellst du Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, musst du kein PDF-Abbild speichern, wenn du jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kannst (GoBD Rz. 76).
• Ablage beim Steuerberater oder in der Cloud: Für die Umsatzsteuer ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein kein Verstoß gegen § 14b UStG, solange die Datei unversehrt bleibt. Für die Abgabenordnung gelten die GoBD aber weiter. Lass das XML deshalb nicht in einem Mail-Postfach liegen, das irgendwann aufgeräumt wird.

Wie du Rechnungen aus Portalen und Postfach automatisch in die Buchhaltung holst, zeigt unser Vergleich zur GetMyInvoices-Alternative.

Checkliste: E-Rechnung umstellen bis Ende 2026

1. Jetzt: Empfang sichern. Eine E-Mail-Adresse, über die E-Rechnungen ankommen und automatisch in deine Buchhaltung weitergeleitet werden.
2. Bis November: Gesamtumsatz 2026 hochrechnen, nach vereinnahmten Entgelten und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Über 800.000 Euro? Dann gilt ab 1. Januar 2027 die E-Rechnung Pflicht.
3. Software testen: Die fünf Prüfpunkte oben durchgehen, eine Testrechnung erzeugen und validieren, den Validierungsbericht ablegen.
4. Profil prüfen: Bei ZUGFeRD mindestens Version 2.0.1 und weder MINIMUM noch BASIC-WL.
5. Archiv klären: Wird das Original-XML acht Jahre unverändert gespeichert, und wer ist dafür zuständig?
6. Kunden und Lieferanten informieren: Zustimmungen zu PDF-Rechnungen für 2026 und 2027 festhalten, zum Beispiel in deinen AGB, und Lieferanten um E-Rechnungen bitten.
7. Sonderfälle auflisten: Gutschriften, Reverse-Charge-Rechnungen nach § 13b UStG und EDI-Kunden gesondert prüfen.
8. Im Dezember 2026: Leistungen aus 2026 noch im Dezember abrechnen, damit sie sicher unter die Übergangsregel fallen.
9. Mit deinem Steuerberater festlegen, wer eingehende E-Rechnungen vor der USt-Voranmeldung prüft und wie Belege den Zahlungen zugeordnet werden.

Was heißt die E-Rechnung Pflicht 2027 jetzt für dich?

Zurück zur Ausgangsfrage: Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, stellst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus. Lag er darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für dich genauso. Als Kleinunternehmer musst du nie ausstellen, aber wie alle anderen empfangen. Der nächste Schritt ist in jedem Fall derselbe: Software, Archiv und Belegfluss vor dem Stichtag testen, nicht danach.

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