GmbH gründen 2026: Kosten, Ablauf, Dauer und was steuerlich ab Tag 1 zählt

GmbH gründen 2026: das Wichtigste in 60 Sekunden

Kurz gesagt: Eine GmbH gründest du 2026 in 8 Schritten, in der Regel in 2 bis 6 Wochen. Du brauchst mindestens 25.000 € Stammkapital, von denen vor der Anmeldung mindestens 12.500 € eingezahlt sein müssen, einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag und mindestens eine Person. Die Gründung selbst kostet ohne Stammkapital rund 700 bis 1.500 € für Notar, Handelsregister, Gewerbeamt und IHK. Auf den Gewinn zahlt die GmbH Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer, in Berlin zusammen rund 30 %. Ein separates Gründungspaket gibt es bei b’steuern nicht mehr: Du startest direkt in der laufenden GmbH-Betreuung, im ersten Geschäftsjahr als Gründer-Jahrespauschale.

Dieser Artikel ist für Gründerinnen und Gründer, die eine GmbH planen oder den Notartermin gerade hinter sich haben und wissen wollen, was die Gründung kostet, wie lange sie dauert und was steuerlich ab Tag 1 zählt.

Was ist eine GmbH, und für wen lohnt sie sich?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit. Für Schulden haftet grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen, nicht dein Privatvermögen. Sie kann von einer oder mehreren Personen gegründet werden (§ 1 GmbHG), gilt bei Banken, Kunden und Investoren als seriöse Standardform und ist die Rechtsform, die Kapitalgeber erwarten.

Der Preis dafür sind echte Pflichten: doppelte Buchführung, Jahresabschluss mit Bilanz, Körperschaftsteuer, Offenlegung im Unternehmensregister und ein Gewerbesteuer-Freibetrag, den Kapitalgesellschaften nicht haben. Steuerlich lohnt sich die GmbH deshalb nicht automatisch. Als Faustregel gilt: Sie rechnet sich, wenn du dauerhaft etwa 80.000 bis 100.000 € Gewinn im Jahr machst und einen Teil davon im Unternehmen lässt. Wer jeden Euro sofort ausschüttet, zahlt am Ende ähnlich viel wie ein Einzelunternehmer, hat aber den Verwaltungsaufwand einer Kapitalgesellschaft. Wenn du heute schon ein Einzelunternehmen führst, lies dazu Einzelunternehmen in GmbH umwandeln.

Welche Voraussetzungen brauchst du für die GmbH-Gründung?

Für die Gründung einer GmbH brauchst du mindestens eine Person als Gesellschafter, einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag, ein Stammkapital von mindestens 25.000 €, davon mindestens 12.500 € vor der Anmeldung eingezahlt, mindestens einen Geschäftsführer, einen Sitz in Deutschland und einen Firmennamen mit dem Zusatz „GmbH“. Ein Geschäftskonto ist praktisch Pflicht, weil der Notar den Einzahlungsnachweis braucht.

Das Musterprotokoll spart Notarkosten, lässt aber keine eigenen Regeln zu Stimmrechten, Vesting, Gewinnverteilung oder Nachfolge zu. Sobald mehr als eine Person beteiligt ist oder du Investoren erwartest, lohnt sich der individuelle Gesellschaftsvertrag. Ihn später zu ändern kostet einen weiteren Notartermin.

Wie läuft die GmbH-Gründung ab? Die 8 Schritte

Die GmbH-Gründung läuft immer in derselben Reihenfolge: Gesellschaftsvertrag, Notartermin, Geschäftskonto und Einzahlung, Anmeldung zum Handelsregister, Eintragung, Transparenzregister, Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung beim Finanzamt. Rechtlich existiert die GmbH erst mit der Eintragung. Bis dahin handelst du als „GmbH in Gründung“ und haftest persönlich.

1. Gesellschaftsvertrag festlegen. Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Anteile, Geschäftsführung. Entscheide hier, ob Musterprotokoll oder individueller Vertrag. Nimm eine Gründungskosten-Klausel auf, dazu mehr im Kostenabschnitt.
2. Notartermin. Der Notar beurkundet den Vertrag, die Gesellschafterliste und die Bestellung der Geschäftsführung. Seit August 2022 geht das auch online per Videokommunikation über das Portal der Bundesnotarkammer (§ 2 Abs. 3 GmbHG). Ab jetzt bist du eine GmbH i. G.
3. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen. Das Konto läuft auf die „GmbH i. G.“. Eingezahlt werden mindestens 12.500 €. Die Bankbestätigung geht an den Notar.
4. Anmeldung zum Handelsregister. Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Registergericht ein, sobald der Einzahlungsnachweis vorliegt. Die Geschäftsführer versichern dabei, dass das Kapital zu ihrer freien Verfügung steht.
5. Eintragung. Mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person. Vorher besteht sie „als solche nicht“, und wer vorher in ihrem Namen handelt, haftet persönlich und solidarisch (§ 11 GmbHG). Verträge vor der Eintragung deshalb nur, wenn es nicht anders geht.
6. Transparenzregister. Die wirtschaftlich Berechtigten sind der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen (§ 20 Abs. 1 GwG). Das wird häufig vergessen und ist bußgeldbewehrt.
7. Gewerbeanmeldung. Beim Gewerbeamt des Sitzes, nach der Eintragung. Das Amt informiert Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft; die IHK-Mitgliedschaft entsteht automatisch.
8. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Elektronisch über ELSTER, innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Ohne ihn keine Steuernummer, ohne Steuernummer keine ordnungsgemäße Rechnung. Hier fallen die Entscheidungen zu Soll- oder Ist-Versteuerung, Voranmeldungszeitraum und Gewinnprognose, die deine Vorauszahlungen bestimmen.

Die kostenlose Gründungs-Checkliste führt dich durch alle acht Schritte mit den nötigen Unterlagen.

Wie lange dauert es, eine GmbH zu gründen?

Eine GmbH-Gründung dauert in der Praxis 2 bis 6 Wochen von der notariellen Beurkundung bis zur Eintragung im Handelsregister. Mit Musterprotokoll, vorbereitetem Geschäftskonto und Online-Beurkundung sind 1 bis 3 Wochen realistisch. Am längsten dauern die Notartermin-Suche, die Kontoeröffnung für eine GmbH i. G. und das Registergericht, das je nach Standort wenige Tage bis drei Wochen braucht.

GmbH gründen: Kosten 2026 im Überblick

Die GmbH-Gründung kostet 2026 ohne Stammkapital rund 700 bis 1.500 €. Mit Musterprotokoll und einer Person liegst du am unteren Ende, mit individuellem Gesellschaftsvertrag und mehreren Gesellschaftern am oberen. Dazu kommen 25.000 € Stammkapital, die kein Aufwand sind, sondern im Unternehmen bleiben und mit denen du ab dem ersten Tag arbeiten kannst. Der Liquiditätsbedarf für den Start liegt damit bei rund 26.000 bis 26.500 €.

Zwei Kostenpunkte, die in kaum einem Ratgeber stehen. Erstens: Nimm eine Gründungskosten-Klausel in den Gesellschaftsvertrag auf, mit der die GmbH die Gründungskosten bis zu einem festen Betrag selbst trägt. Ohne diese Festsetzung darf die Gesellschaft ihre eigene Gründung nicht bezahlen, und zahlt sie trotzdem, behandelt das Finanzamt das als verdeckte Gewinnausschüttung. Die Registergerichte wenden dafür § 26 Abs. 2 AktG entsprechend an und akzeptieren in der Praxis meist bis rund 10 % des Stammkapitals, also 2.500 €. Zweitens: Die Notar- und Beratungsrechnungen enthalten Umsatzsteuer. Lautet die Rechnung auf die GmbH i. G., holt sich die GmbH diese als Vorsteuer zurück, sofern sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze plant. Lautet sie auf dich privat, ist die Vorsteuer weg.

Welche Steuern zahlt eine GmbH?

Auf die Gewinne der GmbH fallen Körperschaftsteuer von 15 %, darauf 5,5 % Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer nach dem Hebesatz ihrer Gemeinde. In Berlin mit 410 % Hebesatz sind das zusammen rund 30,2 % auf den Gewinn, solange er im Unternehmen bleibt. Der Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 € gilt nur für natürliche Personen und Personengesellschaften, nicht für deine GmbH. Schüttest du aus, kommen auf deiner Seite 25 % Abgeltungsteuer plus Soli hinzu.

Das Beispiel zeigt, warum die GmbH nur bei Thesaurierung glänzt: Rund 30 % auf einbehaltenen Gewinn sind weniger als der Spitzensteuersatz, bei Vollausschüttung liegt die Gesamtbelastung bei rund 48,6 %. Für Gründer heißt das: Plane von Anfang an, wie viel du dir als Geschäftsführer-Gehalt zahlst und wie viel du ausschüttest. Die Rechnung dazu steht in Gehalt oder Gewinnausschüttung. Dazu kommen die Umsatzsteuer auf deine Leistungen mit monatlicher Voranmeldung in den ersten beiden Jahren und die Lohnsteuer auf das Geschäftsführer-Gehalt. Die Körperschaftsteuer sinkt ab 2028 in fünf Schritten auf 10 %: Wer heute gründet, plant für eine GmbH, deren Steuerlast in den nächsten Jahren fällt.

UG oder GmbH gründen: was ist steuerlich besser?

Steuerlich sind UG und GmbH identisch: gleiche Körperschaftsteuer, gleicher Solidaritätszuschlag, gleiche Gewerbesteuer, kein Freibetrag für beide. Der Unterschied liegt im Kapital und in der Wahrnehmung. Die UG startet ab 1 € Stammkapital, muss aber ein Viertel des Jahresüberschusses als Rücklage einstellen, bis 25.000 € erreicht sind (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Die GmbH hat diese Sperre nicht und wirkt bei Banken und Kunden solider.

Faustregel: Wenn du die 25.000 € hast und mit Geschäftspartnern arbeitest, die auf die Rechtsform schauen, gründe direkt die GmbH. Wenn das Kapital fehlt, ist die UG der richtige Start, und der Weg in die GmbH steht später offen. Den vollständigen Vergleich findest du unter Unterschied UG und GmbH. Wer die Haftungsbegrenzung will, aber steuerlich als Personengesellschaft behandelt werden möchte, landet bei der GmbH & Co. KG: Dort ist die GmbH nur Komplementärin, der Gewinn wird bei den Kommanditisten versteuert, und der Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 € gilt wieder. Die Unterschiede stehen unter GmbH oder GmbH & Co. KG.

Welcher Steuerberater begleitet die GmbH ab der Gründung, und was ist mit dem Gründungspaket?

Neu gegründete GmbHs starten direkt in der laufenden Betreuung: Buchhaltungs-Setup, Anbindung des Geschäftskontos, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Umsatzsteuer-Option und ein benannter Berater sind enthalten. Für Juristische Personen beginnt das bei 299 € pro Monat plus einmalig 399 € Onboarding. Im ersten Geschäftsjahr rechnen wir stattdessen eine Gründer-Jahrespauschale ab.

Der Grund für den Wechsel: Ein Gründungspaket ist ein einmaliges Setup-Angebot, das nach zwei Monaten ausläuft. Die Fehler, die eine junge GmbH teuer zu stehen kommen, zeigen sich aber später, bei der ersten Umsatzsteuer-Sonderprüfung, beim ersten Jahresabschluss, bei der ersten Offenlegung. Genau dann ist das Paket abgelaufen und niemand ist mehr zuständig. Deshalb ist bei uns das Setup der erste Monat einer laufenden Betreuung, und der Berater, der dein System aufsetzt, ist derselbe, der zwölf Monate später deinen Jahresabschluss erstellt.

Für Gründer gilt eine Sonderregelung. Wenn du als Gründer oder Startup buchst, bekommst du im 1. Geschäftsjahr eine Jahres-Pauschale statt der regulären Monatspreise. Die genaue Höhe besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch, weil sie vom tatsächlichen Volumen im Gründungsjahr abhängt. Alle drei Pakete enthalten Jahresabschluss, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung sowie die monatliche USt-Voranmeldung. Festpreis statt Stundenzettel: Ein Rückfrage-Call erzeugt keine Position auf der nächsten Rechnung. Wir arbeiten in deinen Tools, mit Lexware, sevDesk, Pennylane, Qonto oder Candis, kein DATEV-Zwang in die eine oder die andere Richtung. Die vollständige Staffel nach Umsatz und Transaktionen steht auf der Seite Preise, die Leistungen im Detail unter Steuerberatung für die GmbH.

Vom Erstgespräch bis zum startklaren System dauert es in der Regel 3 bis 5 Werktage: Erstgespräch (30 bis 45 Minuten), Dokumente hochladen (Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Ausweis, Gewerbeanmeldung, Kontozugang), Setup von Buchhaltungssystem und Kontoanbindung, Kick-off Call mit deinem benannten Berater, dann Begleitung durch die ersten 90 Tage.

Was muss in den ersten 90 Tagen nach der Gründung erledigt sein?

Nach der Beurkundung laufen mehrere Fristen parallel. Die wichtigste ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, weil ohne ihn keine Steuernummer kommt. Dieser Fristenplan deckt die ersten 90 Tage ab und nennt zu jeder Frist die Rechtsgrundlage.

Die 5 häufigsten Fehler bei der GmbH-Gründung

Wir sehen dieselben fünf Fehler jede Woche. Alle fünf entstehen in den ersten Wochen und werden erst Monate später sichtbar, wenn die Korrektur teuer ist.

1. Buchhaltung aufschieben. „Erst Umsatz, dann Papierkram.“ Nach sechs Monaten fehlen Belege, und der Steuerberater braucht 10 bis 20 Stunden zum Aufräumen. Bei 150 bis 200 € pro Stunde sind das 1.500 bis 4.000 €.
2. Rechnungen auf die falsche Person. Notar, Berater und erste Anschaffungen laufen auf den Gründer privat statt auf die GmbH i. G. Die Vorsteuer ist verloren, und ohne Gründungskosten-Klausel darf die GmbH die Kosten nicht übernehmen.
3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung falsch ausgefüllt. Soll- oder Ist-Versteuerung, Voranmeldungszeitraum, Gewinnprognose: Die Prognose bestimmt deine Vorauszahlungen. Zu hoch angesetzt bindet sie Liquidität, die du im ersten Jahr brauchst.
4. Vor der Eintragung Verträge schließen. Mietvertrag, Leasing, erster Auftrag im Namen der GmbH, bevor sie existiert: Du haftest persönlich (§ 11 Abs. 2 GmbHG), und die Bank kann das Konto der GmbH i. G. noch nicht freigeben.
5. Fristen ignorieren. Transparenzregister, USt-Voranmeldung zum 10. und die Offenlegung nach zwölf Monaten dulden keinen Aufschub. Bei der Offenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren auch dann, wenn du fristgerecht, aber unvollständig einreichst.

DIY, Online-Plattform oder Steuerberater: welcher Weg passt?

Es gibt drei Wege in die GmbH. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, wer haftet, wenn etwas übersehen wird, und wer nach der Gründung noch ansprechbar ist.

Wenn du zum ersten Mal gründest oder dein Geschäftsmodell auch nur leicht komplex ist, also mehrere Umsatzquellen, internationale Kunden oder Investoren, ist die begleitete Variante die richtige. Nicht wegen der Gründung, die schaffst du auch allein. Sondern wegen der zwölf Monate danach.

Fazit: GmbH gründen 2026

Die Frage am Anfang war, was eine GmbH-Gründung kostet, wie lange sie dauert und was steuerlich ab Tag 1 zählt. Die Antwort: rund 700 bis 1.500 € Gründungskosten plus 25.000 € Stammkapital, 2 bis 6 Wochen bis zur Eintragung, und auf einbehaltenen Gewinn rund 30 % Steuern, die bis 2032 weiter sinken. Die Gründung selbst ist der kleinere Teil. Teuer wird es bei der Gründungskosten-Klausel, die fehlt, bei der Vorsteuer auf der falschen Rechnung und bei der Gewinnprognose, die zu hohe Vorauszahlungen auslöst.

Für eine GmbH ist der Steuerberater kein Aktenordner, den du einmal befüllst. Dein CFO, nicht dein Aktenordner: jemand, der im Monat vier sagt, dass die Gewinnprognose im Erfassungsbogen zu hoch war, bevor die Vorauszahlung abgebucht wird. Wenn du eine Holding über die GmbH planst, lies Holding gründen, bevor du den Gesellschaftsvertrag beurkunden lässt.

Dein nächster Schritt: Buch dir ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir deine Gründer-Jahrespauschale konkret durchrechnen. Wenn du erst planen willst, hol dir die kostenlose Gründungs-Checkliste. b’steuern hat 4,8 Sterne auf Google.