Eingangsrechnung: Pflichtangaben, buchen, digitalisieren und automatisieren

Das Problem mit Eingangsrechnungen ist selten das Buchen. Es ist das Ankommen. Die Rechnung der Agentur liegt im Postfach von info@, die Werberechnung im Kundenportal, die Softwarerechnung im persönlichen Postfach der Kollegin und die E-Rechnung als XML-Anhang, den niemand öffnen kann. Gebucht wird am Ende nur, was angekommen ist.

Für Selbständige, GmbH- und UG-Geschäftsführer und Onlinehändler, deren Rechnungen per E-Mail, aus Portalen oder über das Geschäftskonto kommen und die in BuchhaltungsButler, b'buchen, Pennylane, Lexware Office oder DATEV gebucht werden.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die dein Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält, etwa für Ware, Software, Werbung oder Beratung. Für dich ist sie Buchungsbeleg für Aufwand oder Anschaffung und Grundlage für den Vorsteuerabzug. Beim Absender ist dieselbe Rechnung eine Ausgangsrechnung. Du prüfst sie, buchst sie und bewahrst sie acht Jahre auf.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG), egal wie es heißt. Ein Lieferschein, eine Mahnung oder eine Zahlungsbestätigung rechnen dagegen nicht ab.

Woran du sie erkennst? Du bist der Leistungsempfänger, jemand anderes der Aussteller. Im Postfach ist das weniger eindeutig, als es klingt: Dort liegen AGB, Logos und Newsletter-Anhänge, und deine eigenen Ausgangsrechnungen kommen als Antwort auf Kundenmails zurück. Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen trennst du deshalb, bevor etwas im Tool landet.

Welche Pflichtangaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?

Eine Eingangsrechnung über mehr als 250 Euro braucht die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, ist der Vorsteuerabzug nicht gesichert.

Mit dieser Liste kannst du Eingangsrechnungen prüfen, bevor du sie buchst:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto kommen mit weniger aus: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit Steuersatz (§ 33 UStDV). Für Reverse-Charge-Leistungen nach § 13b UStG gilt das nicht.

Fehlt etwas oder stimmt etwas nicht, korrigierst du die Rechnung nicht selbst. Der Aussteller berichtigt sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Bis dahin fehlt die Grundlage für die Vorsteuer: Abziehen darfst du nur gesetzlich geschuldete Steuer mit ordnungsgemäßer Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Weist ein Anbieter aus dem EU-Ausland deutsche Umsatzsteuer aus, obwohl du die Steuer nach § 13b schuldest, ist diese Steuer nicht gesetzlich geschuldet und für dich keine Vorsteuer.

„Eine Eingangsrechnung wird erst dann zur Vorsteuer, wenn sie stimmt. Gerade bei Rechnungen aus dem Ausland klären wir zuerst, wer Vertragspartner ist und ob überhaupt deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung stehen darf. Eine Automatisierung bringt Rechnungen schneller ins Tool. Den Blick darauf ersetzt sie nicht.“
Florian Gößmann-Schmitt, Steuerberater & Mitgründer, b'steuern

E-Rechnung im Rechnungseingang: Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Maßgeblich ist der XML-Teil, nicht das PDF. Ausstellen müssen die meisten Unternehmen E-Rechnungen erst ab 2027 oder 2028.

Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten mit eigenen Fristen (BMF, FAQ zur E-Rechnung):

Dein Buchhaltungstool sollte E-Rechnungen lesbar darstellen und das Original-XML speichern. Formate, Profile, die 800.000-Euro-Grenze und fehlerhafte E-Rechnungen erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht 2027.

Wie bucht man eine Eingangsrechnung in SKR03 und SKR04?

Als Bilanzierer buchst du die Eingangsrechnung bei Eingang: den Aufwand netto im Soll, die Vorsteuer separat im Soll, im Haben den Kreditor des Lieferanten. Bei Zahlung buchst du den Kreditor gegen die Bank aus, danach steht er auf null. Für Werbekosten heißt das in SKR03 4600 und Vorsteuer 1576, in SKR04 6600 und Vorsteuer 1406.

Eingangsrechnung buchen am Beispiel: Eine Agentur aus Köln stellt deinem Onlineshop am 3. März Produktfotos für 1.000,00 € netto in Rechnung, dazu 190,00 € Umsatzsteuer. Zahlungsziel 14 Tage, du überweist am 17. März.

Vier Details, die im Kontenrahmen nicht stehen:

• Der Kreditor ist ein Personenkonto pro Lieferant. Eine Rechnung, die zum Jahresende noch offen ist, steht so als Schuld in den Büchern, wie es der Jahresabschluss verlangt (§ 246 Abs. 1 HGB). Sofort bezahlte Kleinigkeiten wie ein Software-Abo per Karte buchen viele Tools direkt an der Zahlung.
• Die Vorsteuer hängt nicht an der Zahlung. Abziehen darfst du sie in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt ist und du die Rechnung hast (§ 15 Abs. 1 UStG, § 16 Abs. 2 UStG). Kommt die Rechnung erst im April, gehört die Vorsteuer in den April.
• Mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt für den Aufwand der Zahlungstag (§ 11 Abs. 2 EStG). Viele buchen deshalb erst bei Zahlung: Werbekosten und Vorsteuer an Bank. Liegen Rechnung und Zahlung in verschiedenen Monaten, klär mit deiner Kanzlei, wann die Vorsteuer in die Voranmeldung geht.
• Reverse Charge heißt: Du schuldest die Steuer. Für Leistungen eines Unternehmers aus dem EU-Ausland meldest du 19 % Umsatzsteuer und ziehst dieselbe Summe als Vorsteuer ab (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG). Im Beispiel sind das 95,00 € auf beiden Seiten. Wie das bei Zahlungsanbietern im Detail läuft, zeigt unser Beitrag zur Stripe Buchhaltung.

Wie die Zahlung automatisch zur offenen Rechnung findet, zeigt unser Beitrag zum automatischen Zahlungsabgleich.

Drei Buchungen sind schnell gemacht. Die Rechnung zu finden dauert länger. Bei 20 Rechnungen aus einem Postfach ist Weiterleiten Routine. Ehrlich. Bei 80 aus vier Postfächern rutscht schnell eine durch. b'steuern Automation erkennt Eingangsrechnungen in Gmail und Outlook, sortiert AGB und Logos aus und überträgt jede Rechnung genau einmal in dein Buchhaltungstool. Ab 3,99 € im Monat zzgl. USt.

Eingangsrechnungen digitalisieren und verwalten: vom Postfach in die Buchhaltung

Digitales Rechnungsmanagement heißt: Jede Eingangsrechnung kommt im Originalformat in dein Buchhaltungstool, wird dort geprüft, genau einem Vorgang zugeordnet, gebucht und unverändert aufbewahrt. Papierbelege darfst du digital aufbewahren, wenn das Abbild mit dem Original übereinstimmt und jederzeit lesbar ist. Rechnungen sind Buchungsbelege, die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.

Die Regel dahinter nennen wir Ein Vorgang, ein Beleg: Jeder Vorgang hat seinen Beleg, und jeder Beleg liegt genau einmal im System. Das ist keine Pedanterie. Kommt dieselbe Rechnung einmal per Mail und einmal aus dem Portal, steht ihre Vorsteuer zweimal in der Voranmeldung. Fehlt sie, hängt eine Zahlung ohne Beleg im Bankkonto, und beim Jahresabschluss fragt jemand nach. Bei b'steuern gilt deshalb: Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung wird nicht auf Verdacht erstellt, solange Belege oder Zuordnungen fehlen.

Eingangsrechnungen verwalten in sieben Schritten:

1. Eingänge zählen: info@, buchhaltung@, persönliche Postfächer, Kundenportale, Kartenzahlungen über das Geschäftskonto. Jede Quelle braucht einen festen Weg in die Buchhaltung.
2. Original übernehmen: die Datei so, wie sie ankommt. Bei einer E-Rechnung die XML, nicht nur ein PDF-Abbild (GoBD Rz. 131).
3. Aussortieren: AGB, Logos, Werbung und deine eigenen Ausgangsrechnungen raus, Dubletten erkennen (gleicher Aussteller, gleiche Rechnungsnummer).
4. Prüfen: Pflichtangaben, Steuersatz, Reverse Charge.
5. Beleg an die Zahlung: Jeder Bank- oder Kartenumsatz bekommt seinen Beleg. Ein Vorgang, ein Beleg.
6. Buchen und festschreiben, bevor die Voranmeldung rausgeht.
7. Aufbewahren: acht Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, unverändert und lesbar.

Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gelten acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), für Bücher und Jahresabschlüsse weiter zehn. Die acht Jahre gelten seit 2025 für alle Unterlagen, deren alte Zehnjahresfrist noch lief (Art. 97 § 19a EGAO, Sonderregeln für Banken und Versicherungen). Papierbelege darfst du als Scan aufbewahren, wenn das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der ganzen Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 AO).

Rechnungseingang automatisieren: Welche Lösung passt?

Den Rechnungseingang automatisierst du nach Quelle: Rechnungen aus Online-Portalen holen Abruf-Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher, Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach eine Postfach-Anbindung, Belege aus dem Geschäftskonto eine Bank-Synchronisation. Die Belegerkennung im Buchhaltungstool liest die Daten aus und schlägt die Buchung vor. Geprüft und gebucht wird am Ende im Buchhaltungstool.

Ehrlich gesagt brauchen die wenigsten alles davon. Wer Rechnungen automatisieren will, fängt bei der Frage an, woher sie kommen. Die Wege im Vergleich (Anbieterangaben Stand Oktober 2026):

Und bevor jemand fragt: Eine Weiterleitungsregel ist auch eine Automatisierung. Das stimmt, nur merkt sie nicht, wenn eine Rechnung durchrutscht, und wenn zwei Leute dieselbe Rechnung weiterleiten, liegt sie zweimal im Tool. Bei 15 Rechnungen im Monat fällt das kaum ins Gewicht, bei 150 sehr wohl.

Fair gesagt: Liegen deine Rechnungen vor allem in Kundenportalen, ist ein Portal-Tool die bessere Wahl. Preise und Funktionen stehen in unserem Vergleich zur GetMyInvoices Alternative. Bucht deine Kanzlei in DATEV, bleibt es dabei. Beide Portal-Tools liefern laut Anbieter auch an DATEV. Wir arbeiten ohne DATEV-Zwang, in die eine wie in die andere Richtung.

Für Rechnungen per Mail und Belege aus dem Geschäftskonto gibt es den Belegeingang von b'steuern Automation: Die Postfach-Anbindung liefert in BuchhaltungsButler, b'buchen, Pennylane oder Lexware Office, die Qonto-Anbindung in BuchhaltungsButler oder b'buchen. Im Postfach lesen wir nur Empfangenes und ändern nichts. Eine Grenze sagen wir lieber vorher: Der Belegeingang bucht nicht. Kontiert und gebucht wird in deinem Tool, von dir oder deiner Kanzlei. Wer Belege automatisch buchen lassen will, kombiniert ihn mit Belegerkennung und Buchungsregeln im Tool.

Welche Teile der Buchhaltung sich darüber hinaus automatisieren lassen, zeigt unser Überblick Buchhaltung automatisieren.

Fazit: Eingangsrechnungen sind ein Ablauf, kein Stapel

Eine Eingangsrechnung ist sauber verarbeitet, wenn sie im Originalformat ankommt, die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, genau einer Zahlung zugeordnet, mit Vorsteuer auf dem richtigen Konto gebucht und acht Jahre aufbewahrt wird. Automatisieren lässt sich vor allem das Ankommen aus Postfach, Portalen und Geschäftskonto. Prüfen und Buchen bleiben im Buchhaltungstool.

Zurück zum Anfang: Eingangsrechnungen sind kein Buchungsproblem, sondern ein Eingangsproblem. Wer regelt, wie jede Rechnung ankommt, sucht am Monatsende nicht mehr, sondern prüft nur noch.

Postfach-Anbindung für deine Eingangsrechnungen: An wie vielen Adressen kommen bei dir Rechnungen an, und weißt du, ob jede davon heute in deiner Buchhaltung landet? Wenn nicht, gehen wir das in einem kurzen Termin gemeinsam durch, verbinden die richtigen Postfächer und prüfen die ersten Wochen mit. Ab 3,99 € im Monat zzgl. USt. und einmaliger Einrichtung, mit Qonto sind bis 20 Belege im Monat kostenlos. Zur Postfach-Anbindung