Kleinunternehmerregelung 2027: Grenzen, Rechnung, Verzicht und E-Rechnung

Ob du 2027 Kleinunternehmer bist, entscheidet dein Umsatz 2026: Liegt er bei höchstens 25.000 €, kannst du die Regelung im neuen Jahr nutzen. Die Grenzen sind seit der Reform zum 1.1.2025 gleich geblieben, und für 2027 ist keine Änderung beschlossen. Neu ist 2027 vor allem der Alltag mit der E-Rechnung. Hier steht, was 2027 gilt, was du vor dem Jahreswechsel prüfst und woran du erkennst, ob die Regelung zu dir passt.

Dieser Ratgeber ist für Gründer:innen, Einzelunternehmer, Freiberufler und Nebenberufliche, deren Umsatz 2026 bei höchstens 25.000 € liegt oder die 2027 gründen, und die entscheiden wollen, ob sie die Kleinunternehmerregelung 2027 nutzen.

Ich bin Steuerberater und habe b’steuern mitgegründet, ich kenne die Frage also auch von der Gründerseite. Mein Grundsatz: Die Kleinunternehmerregelung ist eine Entscheidung, keine Voreinstellung. Wer im Fragebogen nur das Kreuz setzt, weil es einfacher klingt, merkt den Preis erst beim ersten größeren Einkauf.

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG stellt Umsätze kleiner Unternehmen von der Umsatzsteuer frei. Sie gilt 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 2027 100.000 € nicht übersteigt. Du schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer und gibst grundsätzlich keine Voranmeldungen ab, kannst aber keine Vorsteuer abziehen.

Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 1 UStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024, anwendbar auf Umsätze ab dem 1.1.2025. Die Regelung hängt nicht an der Rechtsform: Einzelunternehmer, Freiberufler und auch eine GmbH können Kleinunternehmer sein, wenn die Grenzen passen.

Kleinunternehmer ist nicht dasselbe wie Kleingewerbe

Kleinunternehmer ist ein Status bei der Umsatzsteuer. Kleingewerbe ist keine Rechtsform, sondern ein Gewerbe, meist ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, ohne Eintragung im Handelsregister. Ein Kleingewerbe kann Kleinunternehmer sein, muss es aber nicht. Gewerbesteuer zahlt es unabhängig davon erst auf den Gewerbeertrag über 24.500 € (§ 11 Abs. 1 GewStG). Mehr zur Rolle des Steuerberaters bei dieser Konstellation findest du auf unserer Seite Steuerberater für Kleinunternehmer und Kleingewerbe.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2027 für Kleinunternehmer?

2027 gelten zwei Grenzen: höchstens 25.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 und höchstens 100.000 € im Jahr 2027. Gezählt werden die tatsächlich vereinnahmten Nettoentgelte. Gründest du 2027, zählt nur die Grenze von 25.000 €, gemessen am tatsächlichen Umsatz des Jahres. Die Werte gelten unverändert seit dem 1.1.2025.

Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € einschließlich Steuer und 50.000 € nach Prognose. Ratgeber mit diesen Werten sind veraltet.

Den Gesamtumsatz definiert § 19 Abs. 2 UStG: Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz. Verkaufst du also deinen alten Firmenwagen, zählt das nicht zur Grenze. Anzahlungen zählen in dem Moment, in dem sie auf deinem Konto eingehen. Die Details zur Berechnung und zum Gründungsjahr regelt das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (Abschn. 19.1 und 19.2 UStAE).

Jahreswechsel 2026/2027: So prüfst du deinen Status

Zähl im Dezember zusammen, was 2026 tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist, ohne den Verkauf von Anlagevermögen. Maßgeblich ist der Zahlungseingang: Eine Rechnung vom Dezember, die dein Kunde im Januar bezahlt, zählt zum Umsatz 2027. Liegt die Summe für 2026 über 25.000 €, bist du 2027 ab der ersten Rechnung regelbesteuert, auch wenn du 2027 deutlich weniger einnimmst. Dann brauchst du ab Januar Rechnungen mit Umsatzsteuer und gibst Voranmeldungen ab.

Liegt die Summe darunter, bleibst du 2027 Kleinunternehmer, solange du im Jahr 2027 die 100.000 € nicht überschreitest. Ein neuer Antrag ist dafür nicht nötig.

Was passiert, wenn du die 100.000-€-Grenze überschreitest?

Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, unterliegt in voller Höhe der Umsatzsteuer. Ab diesem Zeitpunkt brauchst du Rechnungen mit Umsatzsteuer, gibst Voranmeldungen ab und darfst Vorsteuer abziehen. Auch 2028 bist du dann regelbesteuert, weil dein Vorjahresumsatz über 25.000 € liegt.

So steht es in Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE, eingeführt mit dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025. Rechenbeispiel, keine Mandantenzahlen:

Im ersten Fall fehlen dir 6.386,55 € Umsatz. Deshalb lohnt es sich, einen großen Auftrag vor dem Angebot gegen die Grenze zu halten und nicht erst nach der Zahlung.

Kurz zusammengefasst: Wer sich der 100.000 € nähert, rechnet das nächste Angebot schon mit Umsatzsteuer.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Was lohnt sich für dich?

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich vor allem, wenn du überwiegend an Privatkunden verkaufst und wenig investierst. Dann bleibt dein Endpreis gleich und du sparst Verwaltungsaufwand. Arbeitest du vor allem für Unternehmen, die Vorsteuer abziehen, oder planst du größere Anschaffungen, fährst du mit der Regelbesteuerung meist besser.

Ein Rechenbeispiel für die Privatkunden-Seite: Eine Fotografin verlangt 1.000 € pro Auftrag. Als Kleinunternehmerin behält sie die 1.000 €. Mit Regelbesteuerung müsste sie 1.190 € verlangen, um dasselbe zu verdienen, oder sie behält bei 1.000 € Endpreis nur 840,34 €. Auf der Gegenseite verliert sie als Kleinunternehmerin den Vorsteuerabzug: Bei einer Kamera für 2.380 € brutto sind das 380 €, die sie nicht zurückbekommt.

Meine Einordnung: Ich sehe die Regelung als Werkzeug für die ersten ein, zwei Jahre mit Privatkunden, nicht als Dauerzustand. Sobald Geschäftskunden den Großteil deines Umsatzes ausmachen, verschenkst du mit ihr eher Spielraum, als dass du Aufwand sparst.

Wie meldest du dich als Kleinunternehmer an?

Du meldest dich über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER an, innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit. Dort schätzt du deinen Umsatz für das Gründungsjahr und das Folgejahr und kreuzt an, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Ein gesonderter Antrag ist nicht nötig.

Die Monatsfrist folgt aus § 138 Abs. 1b und Abs. 4 AO. Wer ein Gewerbe betreibt, meldet es vorher beim Gewerbeamt an, Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt. Ob du Kleinunternehmer bist, entscheidet am Ende nicht das Kreuz, sondern dein tatsächlicher Umsatz.

An deiner Stelle würde ich vor dem Fragebogen drei Fragen klären:

1. Wer sind meine Kunden im ersten Jahr: überwiegend Privatkunden oder Unternehmen?
2. Welche Anschaffungen stehen an, und wie viel Vorsteuer würde ich dabei verlieren?
3. Wie realistisch ist meine Umsatzschätzung für das Gründungsjahr und das Folgejahr?

Wie der Weg vom Gewerbeamt bis zur ersten Rechnung insgesamt aussieht, zeigt unsere Checkliste zur Unternehmensgründung.

Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?

Eine Rechnung als Kleinunternehmer braucht nach § 34a UStDV Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden.

Die Pflichtangaben stehen in § 34a UStDV. Ein Hinweis, der den neuen Wortlaut trifft: »Steuerfreie Leistung nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).« Der alte Satz »Umsatzsteuer wird nicht erhoben« beschreibt die Rechtslage seit 2025 nicht mehr genau.

Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du den Betrag gegenüber Geschäftskunden nach § 14c Abs. 1 UStG, bis du die Rechnung berichtigst. Dein Kunde darf ihn nicht als Vorsteuer abziehen. Bei Rechnungen an Privatkunden entsteht keine Steuer aus dem falschen Ausweis.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen auch 2027 keine E-Rechnungen ausstellen. Nach § 34a UStDV dürfen sie Rechnungen immer auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF verschicken. Seit dem 1.1.2025 müssen sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD aber empfangen können. Ab 2027 kommen sie deutlich häufiger an, weil größere Lieferanten sie dann ausstellen müssen.

Die Empfangspflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 1 und Abs. 2 UStG. Für Umsätze ab dem 1.1.2027 dürfen andere Unternehmen nur noch dann Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und, mit deiner Zustimmung, Rechnungen per EDI-Verfahren (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Größere Lieferanten und Dienstleister schicken dir 2027 also in der Regel eine XML-Datei statt eines PDF. Für dich heißt das: Du brauchst ein Postfach oder eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann, und du bewahrst die Rechnung im Originalformat auf (§ 14b UStG).

Endet deine Kleinunternehmerregelung 2027, darfst du mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027 noch Papier oder PDF verwenden. Ab dem 1.1.2028 stellst du Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen aus, ausgenommen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV). Alles zur Umstellung steht in unserem Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht.

Welche Steuern und Erklärungen bleiben für Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Als Einzelunternehmer zahlst du weiter Einkommensteuer auf deinen Gewinn, mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Anlage EÜR. Bei einem Gewerbe kommt die Gewerbesteuer dazu, für Einzelunternehmen und Personengesellschaften erst auf den Gewerbeertrag über 24.500 €. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung gibst du nur ab, wenn das Finanzamt sie anfordert, Reverse Charge anfällt oder du die Grenze überschreitest.

Von den Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG befreit dich § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG. Unberührt bleiben zwei Fälle: Das Finanzamt fordert dich ausdrücklich auf (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO), oder du schuldest Umsatzsteuer als Leistungsempfänger nach § 13b Abs. 5 UStG. Dann gibst du nach § 18 Abs. 4a UStG Voranmeldungen für genau die betroffenen Zeiträume ab und eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Wo ich vorsichtig bin: bei allem, was aus dem Ausland abgerechnet wird. Software-Abos, Werbung bei Meta oder Google und Plattformgebühren kommen oft aus Irland, und dann schuldest du die Umsatzsteuer selbst, ohne Vorsteuerabzug. Ich würde dort vor jeder Buchung klären, wer Vertragspartner ist und wo die Leistung ausgeführt wird. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Beitrag Reverse Charge als Kleinunternehmer.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch im EU-Ausland?

Seit 2025 kannst du die Befreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, über das besondere Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 19a UStG. Voraussetzung ist ein EU-weiter Jahresumsatz von höchstens 100.000 € im Vorjahr und im laufenden Jahr, und du musst die Kleinunternehmergrenze des jeweiligen Staats einhalten. Du meldest deine Umsätze dann vierteljährlich innerhalb eines Monats und zeigst ein Überschreiten binnen 15 Werktagen an.

Kannst du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Du kannst gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, formlos oder durch eine Voranmeldung mit Umsatzsteuer. Die Frist läuft bis Ende Februar des übernächsten Jahres nach dem Jahr, für das er gelten soll. Die Erklärung kannst du nicht zurücknehmen: Sie bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 3 UStG. Nach den fünf Jahren kannst du den Verzicht zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen. Wechselst du den Status, gilt für Anschaffungen der Vorjahre die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Bis 1.000 € Vorsteuer je Wirtschaftsgut entfällt sie (§ 44 UStDV).

Konkret für 2027: Den Verzicht für das Jahr 2027 kannst du bis zum 28.2.2029 erklären, er bindet dich dann bis Ende 2031. Hast du für 2025 verzichtet, bist du bis Ende 2029 gebunden.

Mein Rat: Plane den Verzicht vor einer großen Investition, nicht danach. Für Leistungen, die du noch als Kleinunternehmer bezogen hast, gibt es keinen Vorsteuerabzug mehr, nur noch die Berichtigung über § 15a.

Checkliste: Passt die Kleinunternehmerregelung zu dir?

Die Kleinunternehmerregelung passt, wenn du alle fünf Punkte unten mit Ja beantwortest. Bei einem Nein lohnt es sich, Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung mit deinen Zahlen durchzurechnen, bevor du den Fragebogen abschickst. Die Punkte folgen den Grenzen aus § 19 UStG, den beiden Kostenfallen Vorsteuer und Reverse Charge und der E-Rechnung im Posteingang.

1. Umsatz 2026: Dein Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 25.000 €, oder du gründest 2027 und bleibst darunter.
2. Umsatz 2027: Du erwartest 2027 deutlich weniger als 100.000 €, auch mit dem größten möglichen Auftrag.
3. Kunden: Mehr als die Hälfte deines Umsatzes kommt von Privatkunden.
4. Investitionen: In den nächsten zwei Jahren planst du keine Anschaffungen, bei denen dir viel Vorsteuer entgeht.
5. Eingangsrechnungen: Du kannst E-Rechnungen empfangen und archivieren und hast im Blick, welche Rechnungen aus dem EU-Ausland kommen, damit du Reverse Charge sauber meldest.

Fazit: Kleinunternehmerregelung 2027 sicher nutzen

2027 bist du Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz 2026 höchstens 25.000 € betrug und 2027 100.000 € nicht übersteigt. Dann schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und verzichtest auf den Vorsteuerabzug. Ob sich das lohnt, entscheiden deine Kunden und deine Anschaffungen, nicht die Bequemlichkeit.

Mein Vorschlag für den nächsten Schritt: Zähl noch im Dezember deinen Umsatz 2026 gegen die 25.000 €, geh die Checkliste oben mit deinen echten Zahlen durch und rechne das größte Angebot für 2027 einmal mit und einmal ohne Umsatzsteuer. Wenn dein Umsatz wächst oder du vor der Entscheidung zum Verzicht stehst, unterstützt dich ein Steuerberater für Kleinunternehmer und Kleingewerbe. Wenn deine Buchhaltung laufend gepflegt ist, siehst du früh, dass du dich den Grenzen näherst, und im Mandantenportal von b’steuern jederzeit den Stand deiner Unterlagen und Auswertungen.

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