Hausverwaltung gründen: Rechtsform, Steuern, Buchhaltung und Fremdgelder richtig aufsetzen

Kurz erklärt: Um eine Hausverwaltung zu gründen, brauchst du als Wohnimmobilienverwalter eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO mit Berufshaftpflichtversicherung, eine Gewerbeanmeldung, eine passende Rechtsform (meist Einzelunternehmen, UG oder GmbH), die steuerliche Erfassung beim Finanzamt und ein Kontenmodell, das deine eigenen Erlöse strikt von Eigentümer- und Mietergeldern trennt.

Dieser Artikel ist für dich, wenn du dich mit einer Hausverwaltung, also Miet- oder WEG-Verwaltung, selbstständig machen willst, allein oder mit einer eigenen GmbH, und die steuerliche Seite von Anfang an sauber aufsetzen möchtest. Das Gewerberecht streifen wir nur kurz. Der Schwerpunkt liegt auf Rechtsform, Steuern, Buchhaltung und Fremdgeldern, also dort, wo Fehler am Anfang später am meisten Arbeit machen.

Eine Situation, die wir in Erstgesprächen immer wieder sehen: Die Verwaltungs-GmbH wird einige Monate vor dem eigentlichen Start gegründet, im ersten Jahr kommen nur wenige Rechnungen zusammen, der Plan reicht aber über mehrere Jahre. Genau dann lohnt es sich, die Startarchitektur richtig zu bauen, bevor Konten eröffnet und Software eingerichtet sind.

Was brauchst du, um eine Hausverwaltung zu gründen?

Die Voraussetzungen, um eine Hausverwaltung zu gründen, sind sieben Bausteine: die Erlaubnis nach § 34c GewO (für Wohnraum), eine Berufshaftpflichtversicherung, die Gewerbeanmeldung, eine Rechtsform, die steuerliche Erfassung beim Finanzamt, getrennte Konten für eigene Erlöse und Fremdgelder sowie einen Buchhaltungsprozess, der deine Verwaltungssoftware mit der Finanzbuchhaltung verbindet. Die Reihenfolge entscheidet, wie viel du später korrigieren musst.

Eine Hausverwaltung ist ein Gewerbe, keine freiberufliche Tätigkeit. Das hat Folgen für die Gewerbesteuer und die Anmeldung. Für die allgemeinen Gründungsschritte hilft dir unsere Checkliste für die Gründung. Hier geht es um das, was bei Hausverwaltungen dazukommt.

Erlaubnis nach § 34c GewO: was du als Wohnimmobilienverwalter wissen musst

Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, ist Wohnimmobilienverwalter und braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Ohne Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung wird sie versagt, und du musst dich alle drei Kalenderjahre 20 Stunden weiterbilden.

Die Erlaubnis gilt für Wohnraum: WEG-Verwaltung und Mietverwaltung von Wohnungen für Dritte, also auch die Sondereigentumsverwaltung vermieteter Eigentumswohnungen. Die Mindestversicherungssumme der Berufshaftpflicht liegt bei 500.000 € je Versicherungsfall und 1.000.000 € für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Daneben prüft die Behörde deine Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse (§ 34c Abs. 2 Nr. 1 und 2 GewO).

Die Erlaubnis ist keine Formalität, die man nebenbei erledigt. Sie entscheidet, ob du überhaupt starten darfst, und sie setzt Fristen für Weiterbildungsnachweise. Für Antrag und Einzelfragen sind die nach Landesrecht zuständige Behörde (je nach Bundesland IHK oder Gewerbeamt) und bei Bedarf ein Anwalt für Gewerberecht die richtigen Ansprechpartner. Wir erkennen in der Betreuung Warnsignale, etwa wenn Fremdgelder ohne geklärte Vollmachten fließen. Die gewerberechtliche Zulässigkeit bestätigen wir aber nicht abschließend.

Welche Rechtsform passt: Einzelunternehmen, UG oder GmbH?

Für eine Hausverwaltung kommen meist Einzelunternehmen, UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH infrage. Das Einzelunternehmen ist am schnellsten gegründet und erhält bei der Gewerbesteuer 24.500 € Freibetrag, du haftest aber privat. UG und GmbH begrenzen die Haftung, sind von der ersten Rechnung an voll gewerbesteuerpflichtig und müssen jedes Jahr bilanzieren und offenlegen.

Die Eintragungsgebühr setzt sich aus 225 € nach Nr. 2100 (360 € nach Nr. 2101 mit Sacheinlage) und einem Drittel davon für die Bereitstellung der Registerdaten nach Nr. 6000 der Handelsregistergebührenverordnung zusammen. Dazu kommen Notarkosten. Den kompletten Kostenrahmen findest du in unseren Guides GmbH gründen und UG gründen.

Die UG ist keine GmbH light: Sie hat dieselben Pflichten zu Buchführung, Jahresabschluss und Offenlegung wie die GmbH, nur mit weniger Startkapital (§ 5a GmbHG). Bei der Körperschaftsteuer sinkt der Satz von 15 % ab 2028 jährlich um einen Prozentpunkt bis auf 10 % ab 2032 (§ 23 Abs. 1 KStG). Für die Wahl zählt bei Hausverwaltungen weniger der Steuersatz als die Haftung: Du bewegst fremdes Geld und triffst Entscheidungen für Eigentümer. Kläre die Haftungsfrage deshalb vor dem ersten Mandat, auch wenn der Umsatz am Anfang klein ist.

Eigene Immobilien und Hausverwaltung: gehören sie in dieselbe GmbH?

Eigene Immobilien und die Verwaltung fremder Objekte in einer GmbH zu bündeln, ist kein sicherer Standard. Die erweiterte Gewerbesteuerkürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG gibt es nur für Unternehmen, die ausschließlich eigenen Grundbesitz (oder daneben eigenes Kapitalvermögen) verwalten und nutzen. Die Verwaltung fremder Objekte ist damit in der Regel nicht vereinbar; eng ausgenommen ist nur die Betreuung reiner Wohngebäude, und auch dann bleibt das Verwalterhonorar gewerbesteuerpflichtig.

Hältst du schon eigene Wohnungen in einer GmbH oder planst du das, prüfe die Struktur, bevor die Hausverwaltung startet. Eine Variante, die wir dann durchrechnen, ist eine getrennte Verwaltungsgesellschaft neben der Objektgesellschaft. Ob sie für dich passt, hängt von Bestand, Finanzierung und Gewinnverwendung ab. Ein Automatismus ist es nicht, und eine Immobilien-GmbH spart nicht in jedem Fall Steuern.

Wichtig für die Hausverwaltung selbst: Deine Verwaltungsgesellschaft erbringt Dienstleistungen für Dritte. Für sie greift die erweiterte Kürzung ohnehin nicht. Ihr Gewinn unterliegt voll der Gewerbesteuer (§ 2 Abs. 2 GewStG).

Welche Steuern zahlt eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung zahlt Gewerbesteuer auf den Gewinn, als GmbH oder UG zusätzlich Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag, als Einzelunternehmen Einkommensteuer. Auf die Verwaltergebühr deiner Hausverwaltung fällt Umsatzsteuer an, regulär 19 %. Die Steuerbefreiungen für die Vermietung von Grundstücken und für Leistungen von Wohnungseigentümergemeinschaften gelten nicht für dein Verwalterhonorar.

Gewerbesteuer

Eine Kapitalgesellschaft ist stets und in vollem Umfang gewerbesteuerpflichtig (§ 2 Abs. 2 GewStG). Den Freibetrag von 24.500 € bekommen nur natürliche Personen und Personengesellschaften (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG). Die Steuermesszahl beträgt 3,5 %, multipliziert mit dem Hebesatz deiner Gemeinde. Mehr dazu im Artikel zum Gewerbesteuer-Freibetrag.

Umsatzsteuer auf die Verwaltergebühr

Steuerfrei sind nach § 4 Nr. 12 UStG die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und nach § 4 Nr. 13 UStG bestimmte Leistungen, die die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer an die Eigentümer erbringt. Dein Honorar als Verwalter fällt unter keine der beiden Befreiungen. Es ist eine steuerpflichtige sonstige Leistung mit 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Die Aussage, Vermietung sei immer umsatzsteuerfrei, stimmt schon für Vermieter nicht pauschal, für Verwalter gar nicht.

Praktisch heißt das: Du stellst Rechnungen mit Umsatzsteuer, gibst Umsatzsteuervoranmeldungen ab und kannst Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen abziehen. Wie das monatlich läuft, zeigt unsere Seite zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Kleinunternehmerregelung

Am Anfang kann die Kleinunternehmerregelung infrage kommen. Sie gilt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Auch eine GmbH kann sie nutzen. Der Preis: Du ziehst keine Vorsteuer, etwa aus Softwarelizenzen und Ausstattung. Rechne deshalb beide Varianten mit deinem Wachstumsplan durch, bevor du dich festlegst.

E-Rechnung

Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen grundsätzlich E-Rechnungen sein, und du musst E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Als Kleinunternehmer darfst du weiterhin sonstige Rechnungen, etwa als PDF, ausstellen (§ 34a UStDV), empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem. Details findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung.

Fremdgelder, Kautionen und Rücklagen sauber trennen

Als Hausverwalter bewegst du Geld, das dir nicht gehört. Das Vermögen einer WEG gehört der rechtsfähigen Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 9a WEG), Mietkautionen müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden (§ 551 Abs. 3 BGB). Nur deine Verwaltergebühr ist Erlös deiner Hausverwaltung. Alles andere ist Fremdgeld und gehört nicht in deine Gewinnermittlung.

Die strengen MaBV-Regeln zu Sicherheiten und Vermögensverwaltung (§§ 2 bis 8) gelten für Wohnimmobilienverwalter übrigens nicht. Für dich gelten aus der MaBV nur einzelne Vorschriften, darunter Berufshaftpflicht und Weiterbildung (§ 1 Abs. 2 MaBV). Die Trennung folgt bei dir aus WEG, Mietrecht und Verwaltervertrag. Umso wichtiger ist ein klarer Prozess. Diese Punkte klären wir vor dem Start:

• Kontoinhaber: Lautet das Konto auf die Gemeinschaft oder den Eigentümer, oder führst du es als Treuhandkonto? Wer ist wirtschaftlich berechtigt?
• Vollmachten: Wer darf über welches Konto verfügen und Zahlungen freigeben?
• Zuordnung: Jede Zahlung gehört zu einem Objekt und einem Eigentümer.
• Kautionen: Wo liegen sie, wer verwaltet sie, wie werden Zinsen abgerechnet?
• Weiterberechnete Kosten: Was zahlst du für Eigentümer aus und stellst es in Rechnung, und was ist dein eigener Aufwand?

Verwaltungssoftware und Finanzbuchhaltung: wer bucht was?

Deine Verwaltungssoftware führt die Objektbuchhaltung: Hausgeld, Mieten, Nebenkostenabrechnung und Wirtschaftsplan für die Eigentümer. Die Buchhaltung deiner Hausverwaltung, also die Finanzbuchhaltung, erfasst deine eigenen Erlöse und Kosten für Bilanz und Steuererklärungen. Die Software ersetzt die Finanzbuchhaltung nicht. Beide Systeme brauchen eine definierte Schnittstelle und einen monatlichen Abgleich.

Auch das sehen wir in Erstgesprächen: Gründer wollen die Objektverwaltung bewusst von der eigenen Buchhaltung trennen und haben dafür schon eine Verwaltungssoftware mit Schnittstelle im Blick. Das ist der richtige Instinkt. Damit die Trennung funktioniert, legen wir vorab fest, welche Daten aus der Software in die Finanzbuchhaltung fließen, zum Beispiel deine Verwaltergebühren und weiterberechneten Kosten, und welche nicht, etwa Hausgelder und Kautionen. Ohne diesen Datenvertrag wird die Buchhaltung unvollständig oder doppelt.

Vor dem ersten Monat testen wir einen Export und gleichen ihn mit den Konten ab. Danach gilt: Weichen Software und Finanzbuchhaltung voneinander ab, wird das geklärt, bevor der Monat abgeschlossen ist. Wenn du bei uns deine Steuerberatung für Hausverwaltungen anfragst, ist dieser Abgleich Teil des Setups. Allgemein zu den Modellen von Selbstbuchen bis Komplettübernahme liest du mehr unter Buchhaltung beim Steuerberater.

Wenig Belege am Anfang: welche Pflichten trotzdem anfallen

Auch eine Hausverwaltungs-GmbH mit wenigen Belegen muss Bücher führen, jedes Jahr einen Jahresabschluss aus Bilanz und GuV aufstellen, ihn offenlegen und Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen abgeben. Diese Pflichten hängen an der Rechtsform, nicht am Umsatz. Offengelegt wird spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

Wenig Belege bedeuten deshalb nicht automatisch wenig Aufwand. Gesellschaftsvorgänge, Stammkapital, Schnittstelle und Fremdgeldabgrenzung bleiben, auch wenn im Monat nur eine Handvoll eigener Lieferantenrechnungen eingeht. Bei b’steuern gilt: Der Umsatz allein ist nicht der entscheidende Faktor für den Aufwand. Was zählt, sind Struktur, Systeme und Geschäftsvorfälle. Mehr zu Inhalt und Fristen findest du unter Jahresabschluss einer GmbH und in den Vorschriften zur Offenlegung nach § 325 HGB.

Ein Wunsch, den wir von Gründern kleiner Hausverwaltungen hören: lieber einen digitalen Schuhkarton für die Belege als eine eigene Buchhaltungssoftware. Das geht: Wir können die laufende Buchhaltung komplett übernehmen, sofern Belegfluss und Systeme in unseren digitalen Standardprozess passen. Das prüfen wir vorab. Ganz ohne dich läuft es trotzdem nicht. Du sorgst für vollständige Belege, hilfst bei der Zuordnung von Zahlungen und erklärst Vorgänge, die wir nicht aus den Unterlagen ablesen können. Im Mandantenportal siehst du jederzeit, welche Dokumente vorliegen und welche Auswertungen fertig sind, und buchst Termine mit deinem Berater.

Hausverwaltung gründen in 7 Schritten

So kannst du eine Hausverwaltung, ob Miet- oder WEG-Verwaltung, in sieben Schritten gründen: Struktur klären, Rechtsform wählen und gründen, Erlaubnis nach § 34c GewO beantragen, Gewerbe anmelden, steuerliche Erfassung abgeben, Konten und Software-Schnittstelle einrichten und den Buchhaltungsprozess festlegen. Wie gründe ich eine Hausverwaltung, ohne später umbauen zu müssen? Starte mit der Struktur, bevor du Verträge unterschreibst oder Konten eröffnest.

1. Struktur klären: Verwaltest du nur fremde Objekte, oder hältst du auch eigene Immobilien? Planst du Mitarbeitende, und wie soll der Gewinn später fließen? Bei eigenem Bestand die Trennung von Verwaltung und Objektgesellschaft prüfen.
2. Rechtsform wählen und gründen: Einzelunternehmen anmelden oder UG beziehungsweise GmbH über den Notar gründen, Stammkapital einzahlen, Handelsregistereintragung (300 €; bei einer GmbH mit Sacheinlage 480 €).
3. Erlaubnis nach § 34c GewO beantragen: mit Nachweis der Berufshaftpflicht, bevor du die erste WEG- oder Mietverwaltung für Wohnraum übernimmst.
4. Gewerbe anmelden: gleichzeitig mit dem Beginn der Tätigkeit beim Gewerbeamt.
5. Steuerliche Erfassung abgeben: den Fragebogen innerhalb eines Monats elektronisch übermitteln und dabei Umsatzsteuer (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer) und voraussichtliche Umsätze festlegen.
6. Konten und Software einrichten: Geschäftskonto für deine Erlöse, getrennte Konten für Gemeinschafts-, Eigentümer- und Kautionsgelder, Vollmachten dokumentieren, Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung mit einem Testexport prüfen.
7. Buchhaltungsprozess festlegen: Wer bucht, wer gibt frei, wann wird abgeglichen, wann geht die Umsatzsteuervoranmeldung raus? Selbst buchen oder komplett abgeben.

Fazit: So startest du deine Hausverwaltung sauber

Eine Hausverwaltung zu gründen heißt: Erlaubnis nach § 34c GewO mit Berufshaftpflicht, Gewerbeanmeldung, eine Rechtsform, die zu Haftung und Wachstumsplan passt, und eine steuerliche Struktur, die deine Erlöse, die Gelder der Eigentümer und eigene Immobilien sauber trennt. Der beste Zeitpunkt dafür ist vor dem ersten Mandat, nicht nach dem ersten Jahresabschluss.

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