Es gibt genug BuchhaltungsButler Erfahrungen im Netz, die nach zwei Stunden Testaccount geschrieben wurden. Dieser Test ist anders: Wir arbeiten bei b'steuern täglich mit BuchhaltungsButler, in der vorbereitenden Buchhaltung unserer Mandanten und in der Zusammenarbeit als offizieller Partner. Wir sehen also nicht nur die Demo, sondern echte Geschäftsvorfälle, echte Belege und echte Monatsabschlüsse.
Hier liest du, was die Buchhaltungssoftware im Alltag wirklich kann, wo sie nervt, was sie kostet und für wen sie die richtige Lösung ist. Transparenz vorab: BuchhaltungsButler ist Partner von b'steuern und wir nutzen das Tool selbst. Genau deshalb kennen wir auch die Schwächen.
Was ist BuchhaltungsButler?
BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware aus Berlin, gegründet 2015. Der Fokus des Programms liegt auf einem hohen Automatisierungsgrad: Die KI-gestützte Belegerkennung liest Belege aus, erkennt Lieferanten, Beträge und Buchungskonten und schlägt die passende Buchung vor. Der Anbieter wirbt mit bis zu 95 % Automatisierung, über 80 % der GoBD-konformen Belege werden automatisch korrekt zugeordnet.
Anders als klassische Rechnungstools denkt BuchhaltungsButler von Anfang an in Arbeitsteilung: Du bereitest die Buchhaltung vor, dein Steuerberater schließt ab. Dafür gibt es in allen Tarifen einen kostenlosen Steuerberater-Zugang und einen DATEV-Export inklusive Belegbildern. Seit März 2023 ist BuchhaltungsButler offizieller DATEV-Partner.
BuchhaltungsButler Erfahrungen aus der täglichen Praxis
Unsere Erfahrungen stammen nicht aus einem Wochenend-Test, sondern aus dem laufenden Einsatz in der Finanzbuchhaltung von GmbHs, UGs und Selbständigen. So schlägt sich das Tool in den Bereichen, auf die es wirklich ankommt.
Einrichtung und Benutzeroberfläche
Die Erstkonfiguration ist in wenigen Stunden erledigt: Bankkonten verbinden, Kontenrahmen wählen (SKR03 oder SKR04), E-Mail-Adresse für den Belegeingang einrichten, fertig. Die Benutzeroberfläche ist reduziert und übersichtlich, deutlich aufgeräumter als viele klassische Buchhaltungsprogramme. Wer schon einmal gebucht hat, findet sich ohne Schulung zurecht. Ehrlich ist aber auch: Ein gewisses kaufmännisches Grundverständnis braucht es. Wer noch nie von Kontierung gehört hat, sollte die Einrichtung gemeinsam mit dem Steuerberater machen.
KI-Belegerkennung und Vorkontierung
Das Herzstück und in unserem Test die größte Stärke. Belege kommen per E-Mail, Upload oder Schnittstelle ins System, die Belegerkennung liest sie aus und die selbstlernenden Algorithmen werden mit jedem Monat präziser. In unserer Praxis liegt der Automatisierungsgrad bei sauber gepflegten Mandaten realistisch bei 80 bis 90 %: Der Rest sind Sonderfälle, die ohnehin eine menschliche Entscheidung brauchen. Für ein Unternehmen mit 100+ Belegen im Monat bedeutet das mehrere Stunden Zeitersparnis, jeden Monat.
So läuft eine Buchung konkret ab
Die Logik des Tools ist schnell erklärt: Es gibt zwei Bereiche, Belege und Zahlungen. Die Belege entscheiden, welcher Umsatz und welche Kosten ausgewiesen werden. Die Zahlungen verknüpfen die Belege mit den Bankbuchungen, sodass du jederzeit siehst, welche Rechnungen bezahlt sind. Eine typische Buchung sieht so aus:
- Beleg hochladen: In der Belegverwaltung lädst du den Beleg hoch (oder er kommt automatisch per E-Mail-Adresse rein) und wählst zwischen Eingangs- und Ausgangsbeleg.
- Erkennung prüfen: Die Belegerkennung liest Absender, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum automatisch aus. In den meisten Fällen musst du hier nichts mehr anfassen.
- Kreditor zuordnen: Du buchst auf den Sammelkreditor oder legst den Lieferanten einzeln an. Der Vorteil einzelner Kreditoren: Du siehst später pro Lieferant, wie viel Geld du dort ausgegeben hast.
- Konto und Steuersatz bestätigen: Zur Kategorie schlägt das Programm direkt das passende Konto vor, bei Bürobedarf zum Beispiel das Konto 4930 im SKR03. Steuersatz wählen, bestätigen, fertig.
- Zahlung abgleichen: Sobald die Bankbuchung da ist, wird der Beleg verknüpft und als bezahlt ausgeglichen.
Nach ein paar Wochen kennt das System deine Lieferanten und Konten so gut, dass Schritt 3 und 4 meist nur noch ein Bestätigungsklick sind. Wenn du das selbst sehen willst: BuchhaltungsButler bietet eine kostenlose 14-Tage-Testversion an.
Banking und Zahlungsabgleich
BuchhaltungsButler unterstützt über 5.000 Banken und Kreditkarten, dazu Integrationen für PayPal, Stripe und eBay sowie CSV-Import für alles andere. Der automatische Abgleich von Zahlungen und Rechnungen funktioniert zuverlässig, offene Posten siehst du auf einen Blick. Mit Workflow-Regeln lassen sich wiederkehrende Geschäftsvorfälle in wenigen Klicks automatisieren.
UStVA, EÜR und Bilanz
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht direkt per ELSTER-Schnittstelle raus. Bei der Gewinnermittlung deckt das Programm beide Welten ab: Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Selbständige und vollständige Bilanzbuchhaltung mit Debitoren und Kreditoren für GmbH und UG. Genau hier trennt sich BuchhaltungsButler von einfacheren Rechnungstools, die bei der Frage EÜR oder Bilanz passen müssen: Bilanzierende Unternehmen sind hier richtig aufgehoben.
Rechnungsstellung und E-Rechnungen
Die Rechnungserstellung ist funktional: Angebote, wiederkehrende Rechnungen und seit dem 1. Januar 2025 auch der Versand von E-Rechnungen sind abgedeckt. Im Vergleich zu spezialisierten Rechnungsfunktionen anderer Anbieter fehlt aber ein vollwertiges Mahnwesen. Wer aktives Forderungsmanagement braucht, löst das extern. Mehr dazu, wie sich das im direkten Duell auswirkt, liest du im Vergleich Lexware Office vs. BuchhaltungsButler.
Steuerberater-Workflow und DATEV-Export
Für uns als digitaler Steuerberater der wichtigste Bereich, und hier ist BuchhaltungsButler die beste Software am Markt, die wir im Einsatz haben. Der kostenlose Steuerberater-Zugang erlaubt Kommentare direkt am Buchungssatz, Vorkontierungen und Aufgaben im Tool. Der DATEV-Export übergibt Buchungen samt Belegbildern sauber an die Kanzleisoftware. Das Ergebnis in der Praxis: weniger Rückfragen, schnellere Monatsabschlüsse und eine niedrigere Rechnung vom Steuerberater, weil weniger manuelle Nacharbeit anfällt.
"Bei Mandaten mit BuchhaltungsButler bekommen wir kommentierte, vorkontierte Buchungen statt Schuhkartons mit PDFs. Das verkürzt den Jahresabschluss spürbar und der Mandant merkt das direkt am Honorar." — Florian Gössmann-Schmitt, Steuerberater und Gründer von b'steuern
BuchhaltungsButler Preise 2026
Die Tarife staffeln sich nach Funktionsumfang, nicht nach Belegvolumen. Alle Preise netto bei jährlicher Laufzeit, monatlich abgerechnet:
Bei monatlicher Laufzeit steigen die Kosten auf 39,90 € (Light), 46,90 € (Smart) und 89,90 € (Premium). Für Onlinehändler gibt es eigene E-Commerce-Tarife mit erweiterten Schnittstellen und Sammelfunktionen. Wie sich die Tool-Kosten in die Gesamtrechnung einfügen, zeigt unser Überblick zu den GmbH-Buchhaltungskosten.
Exklusiver Deal für b'steuern-Kunden: Mit dem Code bsteuern6M bekommst du BuchhaltungsButler 6 Monate kostenlos. Angebot sichern
Stärken und Schwächen im Test
BuchhaltungsButler Bewertungen: das sagen andere Nutzer
Unser Eindruck deckt sich weitgehend mit den öffentlichen Bewertungen: Auf Trustpilot steht BuchhaltungsButler bei 4,2 von 5 Sternen (138 Bewertungen, Stand Juli 2026). Nutzer loben vor allem die Zeitersparnis durch Automatisierung und die einfache Bedienung, Kritik gibt es vereinzelt an den Antwortzeiten des Supports. Das passt zu unserer Erfahrung: Das Produkt selbst läuft stabil, beim Kundenservice darf man in Stoßzeiten etwas Geduld mitbringen.
Für wen eignet sich BuchhaltungsButler?
BuchhaltungsButler passt, wenn du:
- eine GmbH oder UG mit wachsendem Belegvolumen führst (ab etwa 80 Belegen im Monat)
- die Buchhaltung im Team organisierst und Freigaben brauchst
- eng mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, der DATEV nutzt
- bilanzierst und eine saubere Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung brauchst
Ein anderes Tool passt besser, wenn du:
- vor allem Rechnungen mit Mahnwesen schreiben willst
- Lohnabrechnung integriert brauchst
- als Solo-Selbständiger nur eine Handvoll Belege im Monat hast
Für den zweiten Fall lohnt sich ein Blick in unseren großen Buchhaltungssoftware-Vergleich, wo wir fünf Tools nebeneinander stellen.
Unser Test-Fazit zu BuchhaltungsButler
Nach unserem Test und dem laufenden Einsatz in der Praxis vergeben wir folgende Bewertung:
Unterm Strich: Für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse mit dem Steuerberater verzahnen wollen, ist BuchhaltungsButler aktuell die stimmigste Lösung am Markt. Wer primär ein Rechnungstool sucht, greift woanders zu.
Ein Tool ersetzt allerdings keine Beratung: Jahresabschluss, Steuererklärungen und Gestaltungsfragen bleiben Kanzleiarbeit. Was das kostet, liest du transparent in unserem Überblick Was kostet ein Steuerberater? Und wenn du wissen willst, wie die Zusammenarbeit konkret aussieht: Unsere Seite zur Buchhaltung beim Steuerberater zeigt den kompletten Workflow.
Du nutzt BuchhaltungsButler bereits oder überlegst einzusteigen und suchst einen digitalen Steuerberater, der das Tool wirklich beherrscht? Dann lass uns 30 Minuten über dein Setup sprechen. Kostenlos, unverbindlich, ohne Steuerdeutsch.
