Jahresabschluss erstellen: Anleitung in 8 Schritten, Fristen und Checkliste

Kurz gesagt: Der Jahresabschluss ist kein Januar-Projekt, sondern das Ergebnis deines ganzen Buchhaltungsjahres. Erstellen musst du ihn als GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG oder als Kaufmann (§ 242 HGB), in acht Schritten von der abgeschlossenen Buchhaltung bis zur Offenlegung. Wie viel davon auf dich zukommt und bis wann, entscheiden Rechtsform und Größenklasse.

Dieser Artikel ist für Gründerinnen, Geschäftsführer und Selbständige: Du hast deinen ersten Jahresabschluss vor dir oder willst wissen, welcher Teil davon dich wirklich betrifft? Beides klären wir hier, mit den Grenzen und Fristen, die seit 2024 gelten. Für die GmbH im Detail gibt es einen eigenen Leitfaden: Jahresabschluss GmbH: Pflichten, Fristen, Kosten. Für die UG: UG Jahresabschluss.

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist die Rechnungslegung deines Unternehmens zum Ende des Geschäftsjahres. Pflicht sind nach § 242 HGB zwei Rechenwerke: die Bilanz zum Stichtag und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für das ganze Geschäftsjahr. Kapitalgesellschaften ergänzen einen Anhang, mittelgroße und große zusätzlich einen Lagebericht (§ 264 Abs. 1 HGB).

• Bilanz: Vermögen und Schulden zum Stichtag, gegliedert nach § 266 HGB.
• GuV: Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres, also wie dein Ergebnis zustande kommt. Den Unterschied erklären wir in Bilanz und GuV im Vergleich.
• Anhang: Erläuterungen zu Bilanz und GuV. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen darauf verzichten, wenn sie bestimmte Angaben unter der Bilanz machen.
• Lagebericht: nur für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften.

Wer keine Bilanz aufstellen muss, ermittelt seinen Gewinn stattdessen mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Die EÜR ist kein Jahresabschluss im Sinne des HGB, erfüllt für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende aber denselben Zweck gegenüber dem Finanzamt.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV muss jeder Kaufmann erstellen (§ 242 HGB). Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also ein Gewerbe, das nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB), auch ohne Eintrag im Handelsregister. Das gilt immer für GmbH, UG, AG und GmbH & Co. KG, auch ohne Umsatz. Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben. Freiberufler machen eine EÜR.

Wichtig für Einzelkaufleute: Die Befreiung nach § 241a HGB greift nur, wenn beide Werte eingehalten sind, also Umsatz und Jahresüberschuss. Bei der steuerlichen Buchführungspflicht nach § 141 AO reicht dagegen schon eine überschrittene Grenze, und sie beginnt erst, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert. Sie betrifft nur Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, nie Freiberufler. Die Grenzen von 800.000 € und 80.000 € gelten seit 2024. Wann die EÜR reicht und wann bilanziert werden muss, zeigen wir in EÜR oder Bilanzierung.

Schnellcheck: Bilanz oder EÜR?

1. Bist du eine GmbH, UG, AG oder GmbH & Co. KG? Ja: Jahresabschluss mit Bilanz und GuV. Fertig.
2. Bist du Kaufmann (e.K., OHG, KG, oder dein Gewerbe braucht einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, auch ohne Eintragung)? Ja: Bilanz und GuV, außer du bist Einzelkaufmann und bleibst zwei Jahre in Folge unter beiden Grenzen des § 241a HGB.
3. Bist du Freiberufler? Ja: EÜR, unabhängig vom Umsatz.
4. Bist du Kleingewerbetreibender ohne Kaufmannseigenschaft? EÜR, bis das Finanzamt dich nach § 141 AO zur Buchführung auffordert.

Bestandteile des Jahresabschlusses: Was gilt für deine Größenklasse?

Bei Kapitalgesellschaften bestimmt die Größenklasse, wie umfangreich der Jahresabschluss ist und wie viel du offenlegen musst. Eingestuft wird nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Mitarbeitenden (§ 267 HGB, § 267a HGB). Eine Klasse gilt, wenn du mindestens zwei der drei Grenzen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen nicht überschreitest.

Die angehobenen Schwellenwerte gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen (Art. 93 EGHGB). Mittelgroße und große Gesellschaften brauchen eine Abschlussprüfung, ohne sie kann der Jahresabschluss nicht festgestellt werden (§ 316 HGB).

Sonderfall Holding: Eine reine Beteiligungsholding, die nur Beteiligungen erwirbt und verwaltet, ohne in die Verwaltung der Töchter einzugreifen, gilt nie als Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 3 Nr. 3 HGB). Sie muss mindestens Bilanz und Anhang veröffentlichen und kann nicht hinterlegen. Einen eigenen Jahresabschluss braucht sie auch bei sehr wenigen Buchungen. Mehr dazu auf Steuerberatung für Holdings.

Wie erstelle ich einen Jahresabschluss? Die 8 Schritte

Für alle, die bilanzieren, ist die Reihenfolge gleich, der Umfang nicht: Kleine Gesellschaften überspringen Lagebericht und Prüfung, Einzelkaufleute, OHG und KG mit einer natürlichen Person als Vollhafter legen nicht offen. Wer eine EÜR macht, schließt die Buchhaltung ab und übermittelt die Anlage EÜR mit der Steuererklärung (Schritte 1 und 7).

1. Laufende Buchhaltung abschließen und abstimmen

Alle Belege des Geschäftsjahres sind gebucht, jede Zahlung hat ihren Beleg. Bankkonten, Kreditkarten, PayPal und andere Zahlungsdienstleister stimmen mit den Auszügen zum Stichtag überein. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten sind als Liste nachvollziehbar. Fehlt hier etwas, verschiebt sich jeder folgende Schritt.

2. Inventur zum Abschlussstichtag

Nach § 240 HGB erfasst du zum Stichtag alle Vermögensgegenstände und Schulden: Warenbestände, Anlagen, Kassenbestand, Forderungen, Verbindlichkeiten. Bei Dienstleistern ohne Lager ist das oft eine Saldenliste plus Anlagenverzeichnis.

3. Abschlussbuchungen vornehmen

Jetzt kommen die Buchungen, die nur zum Jahresende anfallen: Abschreibungen (AfA) auf Anlagen, Rückstellungen etwa für die Kosten des Jahresabschlusses und für Steuern, Rechnungsabgrenzungsposten für Zahlungen, die ein anderes Jahr betreffen, sowie Wertberichtigungen auf zweifelhafte Forderungen.

4. Bilanz und GuV aufstellen

Aus den abgeschlossenen Konten entstehen Bilanz (Gliederung nach § 266 HGB) und GuV. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen verkürzt gliedern, Kleinstkapitalgesellschaften noch stärker. Daraus leitet sich auch die Steuerbilanz ab.

5. Anhang und gegebenenfalls Lagebericht erstellen

Kapitalgesellschaften ergänzen einen Anhang mit Bilanzierungsmethoden und Pflichtangaben. Ab mittelgroß kommt der Lagebericht hinzu, danach die Abschlussprüfung. Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften werden nicht geprüft.

6. Unterschreiben und feststellen

Der Jahresabschluss wird mit Datum unterzeichnet: vom Kaufmann, und wenn es mehrere persönlich haftende Gesellschafter gibt, von allen (§ 245 HGB). Bei GmbH und UG unterschreiben die Geschäftsführer. Danach beschließen die Gesellschafter über die Feststellung und die Ergebnisverwendung (§ 42a GmbHG). In der Bilanz der UG ist ein Viertel des Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag, in die gesetzliche Rücklage einzustellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG).

7. Steuererklärungen und E-Bilanz übermitteln

Auf dem Jahresabschluss bauen die betrieblichen Steuererklärungen auf: bei Kapitalgesellschaften Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Bilanz und GuV gehen als E-Bilanz elektronisch ans Finanzamt (§ 5b EStG). Bei der EÜR übermittelst du die Anlage EÜR elektronisch (§ 60 Abs. 4 EStDV).

8. Offenlegen im Unternehmensregister

Kapitalgesellschaften übermitteln den festgestellten Jahresabschluss elektronisch an das Unternehmensregister, spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag (§ 325 HGB). Seit dem DiRUG läuft die Offenlegung nicht mehr über den Bundesanzeiger, sondern über das Unternehmensregister. Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Bilanz dort hinterlegen statt veröffentlichen (§ 326 Abs. 2 HGB). Wie das praktisch läuft und wie du fremde Abschlüsse einsiehst, steht in Jahresabschluss offenlegen und einsehen.

Jahresabschluss erstellen: Checkliste der Unterlagen

Mit diesen Unterlagen startet der Abschluss vollständig. Mit derselben Liste beginnen wir unsere Abschlussvorbereitung.

1. vollständige Buchhaltungsdaten oder ein Export aus deinem Buchhaltungstool
2. Kontoauszüge aller betrieblichen Konten bis zum Abschlussstichtag
3. Auszüge von Kreditkarten, PayPal und anderen Zahlungsdienstleistern
4. Kassenunterlagen, falls du eine Kasse führst
5. Liste offener Forderungen und Verbindlichkeiten
6. Inventur oder Bestandsnachweise
7. Darlehensverträge und Saldenbestätigungen
8. Leasing- und Mietverträge
9. Rechnungen zu Investitionen und das Anlagenverzeichnis
10. Depotauszüge und Erträgnisaufstellungen
11. Lohnunterlagen und Jahreslohnkonten, wenn du Mitarbeitende hast
12. Gesellschafterbeschlüsse, Ausschüttungsunterlagen und Darlehenskonten der Gesellschafter
13. Steuerbescheide und Schreiben des Finanzamts
14. Vorjahresabschluss und Steuererklärungen des Vorjahres

Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?

Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag aufstellen, kleine innerhalb von sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 HGB). Bei der GmbH folgt die Feststellung nach acht beziehungsweise elf Monaten, die Offenlegung spätestens nach zwölf. Für Einzelkaufleute und Personengesellschaften (außer der GmbH & Co. KG) gibt das HGB keine feste Frist vor, nur einen „ordnungsmäßigen Geschäftsgang“ (§ 243 Abs. 3 HGB).

Für das Geschäftsjahr 2025 läuft die Abgabefrist mit Steuerberater bis zum 01.03.2027, weil der 28.02.2027 ein Sonntag ist (§ 149 Abs. 3 AO, § 108 Abs. 3 AO). Die handelsrechtlichen Fristen laufen unabhängig davon: Eine längere Steuerfrist verlängert weder Aufstellung noch Offenlegung. Alle weiteren Termine findest du in den Steuerterminen für Unternehmen.

Frist für den Jahresabschluss verpasst: Was jetzt?

Hast du die Offenlegung verpasst, droht dir das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von 2.500 € bis 25.000 € an (§ 335 HGB). Holst du die Offenlegung innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Androhung nach, wird kein Ordnungsgeld festgesetzt. Die Verfahrenskosten, die mit der Androhung auferlegt werden, bleiben trotzdem (§ 335 Abs. 3 HGB). Legst du erst danach offen, wird das Ordnungsgeld herabgesetzt, für Kleinstkapitalgesellschaften mit Hinterlegung auf 500 €, für kleine auf 1.000 €.

• Sofort handeln: Die Sechswochenfrist beginnt mit dem Zugang der Androhung, nicht mit dem Ende der Offenlegungsfrist.
• Offenlegung nachholen: Entscheidend ist, dass die Unterlagen im Unternehmensregister ankommen. Dafür muss der Jahresabschluss aufgestellt und festgestellt sein.
• Ordnungsgeld wiederholt sich: Wird es festgesetzt, droht das Bundesamt zugleich ein neues an, bis du offengelegt hast (§ 335 Abs. 4 HGB).
• Steuerseite getrennt klären: Für verspätete Steuererklärungen setzt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest (§ 152 AO), unabhängig vom Ordnungsgeld.

Liegen mehrere Jahre im Rückstand, arbeitest du sie in der Reihenfolge ab, in der die Fristen abgelaufen sind. Jeder Abschluss baut auf dem Vorjahr auf.

Jahresabschluss selbst erstellen oder erstellen lassen?

Wer darf den Jahresabschluss erstellen? Aufstellen muss den Jahresabschluss die Geschäftsführung, bei Kapitalgesellschaften die gesetzlichen Vertreter (§ 264 Abs. 1 HGB). Sie darf ihn selbst erstellen oder einen Steuerberater beauftragen. Verantwortlich bleibt sie in beiden Fällen. Bei einer EÜR mit wenigen Buchungen ist Selbermachen realistisch, bei einer GmbH mit Bilanz, E-Bilanz und Offenlegung meist nicht.

Steuerberater nur für den Jahresabschluss beauftragen, geht das?

Ja. Du kannst die laufende Buchhaltung selbst machen und den Steuerberater nur für Jahresabschluss und Steuererklärungen beauftragen. Damit das funktioniert, muss deine Buchhaltung vollständig sein und als Export vorliegen. Bei b'steuern heißt dieses Modell Selbststarter: Du buchst laufend selbst, wir erstellen Jahresabschluss und alle betrieblichen Steuererklärungen.

Was kostet es, den Jahresabschluss erstellen zu lassen?

Die Kosten richten sich entweder nach der Steuerberatervergütungsverordnung oder nach einem vereinbarten Festpreis. Nach § 35 StBVV kostet die Aufstellung von Bilanz und GuV 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B. Gegenstandswert ist der Mittelwert aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung. Anhang, Steuerbilanz und Erklärungen kommen jeweils hinzu.

Nach StBVV steht der Preis erst fest, wenn der Abschluss fertig ist. Bei b'steuern kennst du ihn vorher: Jahresabschluss und alle betrieblichen Steuererklärungen sind in jedem Paket enthalten und werden über einen monatlichen Festpreis bezahlt, ohne Abschlussrechnung am Jahresende.

Die private Einkommensteuererklärung ist nicht im Festpreis enthalten. Alle Pakete, Leistungen und Konditionen stehen auf der Preisseite. Was der Abschluss einer GmbH beim Steuerberater kostet und wie lange er dauert, haben wir im GmbH-Leitfaden durchgerechnet.

So läuft dein Jahresabschluss bei b'steuern: fünf Phasen, klare Zuständigkeit

Bei b'steuern läuft der Jahresabschluss in fünf Phasen: Onboarding, laufendes Jahr, Abschlussvorbereitung, Erstellung, Freigabe und Übermittlung. Der wichtigste Hebel liegt im laufenden Jahr: Je vollständiger Buchhaltung und Unterlagen am Stichtag sind, desto effizienter läuft der Abschluss.

1. Onboarding: Vollmacht, Stammdaten, Zugang zu deinem Buchhaltungstool, Übernahme der Vorjahresunterlagen vom bisherigen Berater.
2. Laufendes Jahr: Du buchst selbst (Selbststarter), du buchst selbst und wir prüfen zusätzlich monatlich auf Plausibilität (Vorsorge), oder wir übernehmen die Buchhaltung (Rundumservice).
3. Abschlussvorbereitung: Buchungsstand finalisieren, fehlende Belege anfordern, offene Posten klären, Salden abstimmen.
4. Erstellung: Abschlussbuchungen, Bilanz oder EÜR, Steuererklärungen, Offenlegung vorbereiten, interne Prüfung.
5. Freigabe und Übermittlung: Du gibst frei und unterschreibst, wir übermitteln die Erklärungen elektronisch, legen offen und prüfen die Bescheide.

Was du nicht erst zum Jahresende melden solltest

Diese Vorgänge verändern den Abschluss und sollten gemeldet werden, sobald sie passieren: neue Geschäftsfelder, Auslandssachverhalte, Wechsel von Plattform oder Zahlungsanbieter, Darlehen, Ausschüttungen, private Zahlungen über das Firmenkonto, Beteiligungserwerbe, Immobilien, Umwandlungen und ungewöhnliche Verträge. Jeder davon, der erst im Januar auftaucht, verlängert die Abschlussvorbereitung.

Wenn du selbst buchst, arbeiten wir mit deinem Buchhaltungstool, etwa Lexware Office, sevDesk, Qonto, Candis oder Buchhaltungsbutler, ohne DATEV-Zwang. Mehr zum Leistungsumfang auf Jahresabschluss beim digitalen Steuerberater.

Fazit: So bekommst du deinen Jahresabschluss erstellt

Ob du einen Jahresabschluss erstellen musst, entscheidet deine Rechtsform: GmbH, UG und andere Kapitalgesellschaften immer, OHG und KG ebenfalls, Einzelkaufleute ab den Grenzen des § 241a HGB, Freiberufler nie, sie machen eine EÜR. Für alle, die bilanzieren, ist die Reihenfolge dieselbe: Buchhaltung abschließen, Abschlussbuchungen, Bilanz und GuV, unterschreiben, Steuererklärungen. Bei GmbH und UG kommt der Feststellungsbeschluss der Gesellschafter dazu, bei Kapitalgesellschaften und der GmbH & Co. KG die Offenlegung. Den größten Unterschied macht, wie vollständig deine Unterlagen am Stichtag sind. Wer das Jahr über sauber bucht, hat die Fristen im Griff.

Dein nächster Schritt: Prüfe mit dem Schnellcheck oben, was bei dir anfällt, und leg die Checkliste neben deine Buchhaltung. Wenn du den Abschluss abgeben willst, sprich mit uns.

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